Xuất hóa đơn thay thế là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và minh bạch. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro bị xử phạt. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện để tránh sai phạm không đáng có. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.
1. Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn thay thế
Xuất hóa đơn thay thế được sử dụng để thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trong những trường hợp pháp luật cho phép. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với hóa đơn sai về mã số thuế, tên hàng hóa, hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp được xử lý, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế.
Hóa đơn thay thế không phải là một hóa đơn được lập tùy ý để sửa mọi sai sót. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót và phương thức xử lý tương ứng. Trường hợp sai thông tin không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn.
2. Điều kiện để được xuất hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp được lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử đã lập thuộc trường hợp được xử lý bằng phương thức thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đối với các sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn giữa điều chỉnh hoặc thay thế, trừ các trường hợp pháp luật quy định phương thức xử lý riêng.
Hóa đơn mới phải thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” để xác định hóa đơn được thay thế. Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua; đối với hóa đơn không có mã, thực hiện theo phương thức gửi dữ liệu được quy định.
3. Cách xuất hóa đơn thay thế theo luật
Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót
Doanh nghiệp đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, chứng từ giao hàng, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan để xác định nội dung sai. Đồng thời, cần xác định sai sót thuộc trường hợp phải thông báo, được điều chỉnh hay được thay thế.
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế trên hệ thống
Khi lựa chọn phương thức thay thế, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin chính xác. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung “Thay thế cho hóa đơn…” kèm thông tin của hóa đơn đã lập sai theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 3: Gửi hóa đơn thay thế cho bên mua
Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã rồi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn không có mã, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua theo quy định.
Bước 4: Kê khai và lưu trữ
Doanh nghiệp thực hiện kê khai hóa đơn thay thế theo quy định và lưu giữ hóa đơn sai, hóa đơn thay thế cùng hồ sơ chứng minh việc xử lý sai sót. Trường hợp đã lựa chọn phương thức điều chỉnh hoặc thay thế thì nếu tiếp tục phát hiện sai sót, việc xử lý các lần tiếp theo phải tuân theo phương thức đã lựa chọn ban đầu.
4. Các lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn thay thế
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hóa đơn thay thế với hóa đơn điều chỉnh. Với nhiều trường hợp sai sót quan trọng, người bán được lựa chọn một trong hai phương thức này; không phải cứ hóa đơn đã kê khai thuế thì bắt buộc chuyển sang hóa đơn điều chỉnh.
Đối với sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ hoặc một số nội dung khác nhưng không làm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán có trường hợp chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý trường hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có quy định riêng về việc lập hóa đơn thay thế. Vì vậy, kế toán cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi xử lý sai sót.
5. Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn thay thế có cần gửi cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng không?
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn điện tử không có mã, người bán ký số và gửi cho người mua theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Thời hạn lập hóa đơn thay thế là bao lâu sau khi phát hiện sai sót?
Không có quy định chung rằng mọi hóa đơn thay thế đều phải được lập trong 05 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót. Doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn theo trường hợp cụ thể và quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; do đó không nên áp dụng một thời hạn 05 ngày cho tất cả trường hợp.
Hóa đơn thay thế có ảnh hưởng đến việc kê khai thuế không?
Có thể ảnh hưởng đến số liệu kê khai nếu hóa đơn thay thế làm thay đổi giá trị hàng hóa, thuế suất hoặc tiền thuế. Doanh nghiệp và người mua cần căn cứ hóa đơn thay thế để cập nhật, điều chỉnh số liệu kê khai thuế theo quy định tương ứng.
Xuất hóa đơn thay thế đúng quy định giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay.
Để lại một bình luận