Mua hóa đơn đỏ là một thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh cần nắm vững để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý thuế. Việc hiểu rõ quy trình, hồ sơ và các yêu cầu liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa hoạt động kế toán. Trong bài viết này, hãy cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về thủ tục này theo quy định hiện hành.
1. Thủ tục mua hóa đơn đỏ theo luật
Thủ tục mua hóa đơn đỏ được hiểu là quá trình doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đăng ký và nhận hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ) từ cơ quan thuế để sử dụng trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ đăng ký.
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh phải có mã số thuế còn hiệu lực, đang hoạt động bình thường, không thuộc diện bị tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC), thông tin người đại diện theo pháp luật, và các giấy tờ liên quan đến đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Người nộp thuế tiến hành đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế. Thông tin đăng ký phải được xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện pháp luật. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế, có thể áp dụng xác thực sinh trắc học nếu cần.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra và chấp thuận.
Trong thời gian quy định (thường là 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận), cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông tin đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ và đủ điều kiện, cơ quan thuế ban hành thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa đủ điều kiện hoặc có rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc từ chối.
Bước 4: Thiết lập hệ thống và bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, thiết lập chữ ký số và các thông tin bắt buộc trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, người nộp thuế nộp hồ sơ tại Cục Thuế quản lý trực tiếp hoặc qua cổng điện tử để nhận hóa đơn.
Bước 5: Lưu trữ, kê khai và thực hiện nghĩa vụ liên quan.
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tối thiểu theo thời hạn pháp luật quy định, sử dụng hóa đơn để kê khai thuế GTGT và thuế TNDN đúng kỳ. Mọi sai sót phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Yêu cầu bắt buộc khi mua hóa đơn đỏ
Để thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu bắt buộc sau đây. Thứ nhất, doanh nghiệp phải có mã số thuế đang hoạt động và đã hoàn tất đăng ký thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thứ hai, doanh nghiệp phải có địa chỉ kinh doanh hợp pháp, được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đã thông báo với cơ quan thuế. Thứ ba, doanh nghiệp không thuộc diện đang bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về thuế hoặc đang trong tình trạng ngừng hoạt động nhưng chưa thông báo với cơ quan thuế.
Ngoài ra, theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp phải cam kết sử dụng hóa đơn đúng mục đích, không mua bán, chuyển nhượng hóa đơn trái phép. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, cần có xác nhận đã nộp đủ hồ sơ khai thuế môn bài và các loại thuế phát sinh (nếu có) trước khi đề nghị cấp hóa đơn. Cơ quan thuế có quyền từ chối cấp hóa đơn nếu phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi mua hóa đơn đỏ
Hồ sơ đề nghị mua hóa đơn đỏ bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:
- Văn bản đề nghị mua hóa đơn theo mẫu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong đó ghi rõ số lượng hóa đơn cần mua, loại hóa đơn và mục đích sử dụng.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn hiệu lực.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có).
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của kỳ trước (đối với doanh nghiệp đã từng mua hóa đơn).
- Giấy ủy quyền và bản sao căn cước công dân của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên hồ sơ trước khi nộp, đặc biệt là số lượng hóa đơn đề nghị mua phải phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. Trường hợp hồ sơ có sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian xử lý. Doanh nghiệp cũng cần lưu giữ bản gốc các giấy tờ để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
4. Chi phí thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ
Chi phí thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ bao gồm hai khoản chính. Khoản thứ nhất là lệ phí cấp hóa đơn do cơ quan thuế thu theo quy định, mức thu cụ thể được xác định dựa trên số lượng hóa đơn đề nghị cấp và loại hóa đơn. Khoản thứ hai là chi phí phát sinh liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ, in ấn, photo công chứng giấy tờ và chi phí đi lại nộp hồ sơ tại cơ quan thuế.
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải trả phí cho việc cấp mã số hóa đơn điện tử, tuy nhiên vẫn phải thanh toán chi phí cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba. Doanh nghiệp cần dự trù ngân sách hợp lý và lập kế hoạch tài chính rõ ràng trước khi thực hiện thủ tục để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
5. Dịch vụ hỗ trợ mua hóa đơn đỏ tại ACC Cần Thơ
Sử dụng dịch vụ hỗ trợ mua hóa đơn đỏ tại ACC Cần Thơ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải tự mình thực hiện các thủ tục phức tạp, giảm thiểu chi phí đi lại, in ấn và xử lý sai sót phát sinh.
- Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu về pháp luật thuế và quy trình hành chính, đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ đầu.
- Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến loại hóa đơn phù hợp, số lượng cần mua và cách sử dụng hóa đơn đúng quy định.
- Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp tại cơ quan thuế đến nhận kết quả và bàn giao hóa đơn cho doanh nghiệp, tất cả đều được thực hiện trọn gói.
6. Câu hỏi thường gặp
Thời gian cơ quan thuế giải quyết thủ tục mua hóa đơn đỏ là bao lâu?
Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, thời gian giải quyết thủ tục mua hóa đơn đỏ là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, thời gian xử lý được kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Doanh nghiệp mới thành lập có được mua hóa đơn đỏ ngay không?
Doanh nghiệp mới thành lập được phép thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ ngay sau khi hoàn tất đăng ký thuế và nộp tờ khai thuế môn bài. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm bằng chứng về địa điểm kinh doanh và hợp đồng thuê trụ sở để xác minh tính hợp pháp trước khi cấp hóa đơn.
Hộ kinh doanh cá thể có cần thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ không?
Hộ kinh doanh cá thể thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện thủ tục mua hóa đơn đỏ để xuất hóa đơn cho khách hàng. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có thể được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh giao dịch.
Mua hóa đơn đỏ là thủ tục không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh hợp pháp và minh bạch. Để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, quý khách hàng vui lòng liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
Để lại một bình luận