Lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa chi phí khi mua hàng hóa, dịch vụ mà không có hóa đơn. Việc thực hiện đúng quy định mới không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ các yêu cầu chi tiết để tránh sai sót trong quá trình hạch toán. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu nội dung cụ thể.
1. Quy định lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn mới
Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp được phép lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn trong các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc từ tổ chức không xuất hóa đơn theo quy định.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ nội dung bắt buộc phải có trong bảng kê bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày mua và thông tin người bán. Bảng kê phải được lập thành hai bản, một bản lưu tại doanh nghiệp và một bản gửi kèm hồ sơ khai thuế.
Quy định mới nhấn mạnh việc bảng kê chỉ áp dụng cho khoản chi dưới mức nhất định và phải có chứng từ gốc kèm theo như biên nhận hoặc hợp đồng. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính trung thực của thông tin để tránh bị xử lý vi phạm hành chính theo Luật Quản lý thuế 2025.
2. Điều kiện áp dụng bảng kê mua hàng không có hóa đơn
Doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê khi giao dịch mua hàng thuộc diện không bắt buộc xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Điều kiện đầu tiên là người bán phải là cá nhân không đăng ký kinh doanh hoặc tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn. Khoản chi phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ chứng minh thực tế phát sinh.
Luật Quản lý thuế 2025 yêu cầu bảng kê phải được người đại diện pháp luật ký duyệt và đóng dấu của doanh nghiệp. Ngoài ra, tổng giá trị bảng kê trong một kỳ thuế không được vượt quá tỷ lệ quy định để đảm bảo tính hợp lý của chi phí.
Việc kiểm tra điều kiện này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra.
3. Nội dung và hình thức của bảng kê theo quy định mới
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các cột thông tin theo mẫu quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Các cột bắt buộc gồm số thứ tự, ngày tháng năm mua hàng, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, họ tên người bán, địa chỉ và chữ ký của người bán.
Doanh nghiệp cần ghi rõ nguồn gốc hàng hóa để chứng minh tính hợp pháp. Luật Quản lý thuế 2025 quy định bảng kê phải được lưu trữ tối thiểu năm năm và có thể xuất trình ngay khi cơ quan thuế yêu cầu. Hình thức bảng kê có thể là giấy hoặc điện tử nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Việc lập đúng nội dung giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
4. Lợi ích khi thực hiện đúng quy định lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn
Thực hiện đúng lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm.
Theo Luật Quản lý thuế 2025, chi phí hợp lệ từ bảng kê được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, từ đó giảm nghĩa vụ thuế phải nộp. Doanh nghiệp còn duy trì được hồ sơ chứng từ đầy đủ, tạo thuận lợi trong quá trình kiểm tra thuế sau này.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP tạo cơ chế rõ ràng giúp các đơn vị nhỏ lẻ dễ dàng tuân thủ mà không cần yêu cầu hóa đơn từ mọi giao dịch.
Việc tuân thủ còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp khi làm việc với đối tác và cơ quan nhà nước.
5. Câu hỏi thường gặp
Bảng kê mua hàng không có hóa đơn có thể lập cho mọi khoản chi không?
Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bảng kê chỉ áp dụng cho giao dịch mua hàng từ cá nhân không kinh doanh hoặc tổ chức không xuất hóa đơn. Khoản chi phải phục vụ hoạt động kinh doanh và nằm trong giới hạn giá trị quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện trước khi lập để đảm bảo tính hợp lệ.
Doanh nghiệp cần lưu trữ bảng kê trong bao lâu?
Trả lời: Luật Quản lý thuế 2025 quy định thời hạn lưu trữ tối thiểu là năm năm kể từ ngày lập bảng kê. Doanh nghiệp phải bảo quản cả bản giấy và bản điện tử nếu có để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
Có bị phạt khi lập bảng kê sai nội dung không?
Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ mức xử phạt hành chính đối với trường hợp lập bảng kê thiếu thông tin hoặc khai man. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các cột thông tin bắt buộc để tránh bị truy thu thuế và các khoản phạt liên quan.
Lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ pháp luật hiệu quả. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay.
Để lại một bình luận