Xuất hóa đơn xuất khẩu đóng vai trò then chốt trong hoạt động thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định để thực hiện chính xác ngay từ đầu. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.
1. Thời điểm xuất hóa đơn xuất khẩu đúng luật
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả hàng hóa gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo pháp luật về hải quan.
Như vậy, doanh nghiệp không áp dụng thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày thông quan. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn vào thời điểm phù hợp với quy trình giao dịch nhưng phải bảo đảm không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.
Ví dụ: hàng hóa được thông quan vào thứ Sáu, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn vào thứ Sáu hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp ngày làm việc tiếp theo là thứ Hai thì thời hạn lập hóa đơn được xác định theo ngày thứ Hai.
2. Hóa đơn nào được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa?
Theo Điều 8 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa có thể sử dụng loại hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế và điều kiện thực tế.
Đối với doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn GTGT điện tử được sử dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa. Trường hợp đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử. Nếu không đáp ứng điều kiện này, doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.
Do đó, không phải mọi doanh nghiệp xuất khẩu đều bắt buộc sử dụng hóa đơn thương mại điện tử. Việc lựa chọn loại hóa đơn phải căn cứ vào đối tượng sử dụng và điều kiện chuyển dữ liệu theo quy định.
3. Quy trình xuất hóa đơn xuất khẩu
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ và thông tin xuất khẩu
Doanh nghiệp kiểm tra hợp đồng ngoại thương, thông tin người mua nước ngoài, tên hàng hóa, số lượng, giá bán, điều kiện giao hàng và hồ sơ hải quan. Đặc biệt, cần theo dõi chính xác ngày hàng hóa được thông quan vì đây là căn cứ xác định hạn cuối lập hóa đơn.
Bước 2: Xác định loại hóa đơn sử dụng
Doanh nghiệp xác định mình thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, hóa đơn bán hàng điện tử hay hóa đơn thương mại điện tử. Việc lựa chọn thực hiện theo Điều 8 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, không chỉ dựa vào việc giao dịch có phát sinh với khách hàng nước ngoài.
Bước 3: Lập hóa đơn
Doanh nghiệp lập hóa đơn theo đúng nội dung và định dạng được pháp luật quy định, ghi nhận hàng hóa xuất khẩu, số lượng, giá trị giao dịch, thuế suất và các thông tin liên quan. Ngày lập hóa đơn phải nằm trong thời hạn quy định tại Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Bước 4: Ký, gửi và lưu trữ hóa đơn
Sau khi lập, doanh nghiệp thực hiện ký số, gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức phù hợp và thực hiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định đối với loại hóa đơn đang sử dụng. Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định chi tiết về đăng ký, định dạng, xử lý và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn xuất khẩu
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm soát ngày thông quan và ngày lập hóa đơn. Không nên lấy ngày ký hợp đồng, ngày nhận tiền, ngày hàng được đưa ra cảng hoặc ngày hoàn tất thủ tục xuất kho làm căn cứ thay thế cho thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu.
Ngoài ra, cần kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn với tờ khai hải quan, hợp đồng và chứng từ giao nhận về tên hàng, số lượng, trị giá và các thông tin liên quan. Nếu hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Đối với doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, việc lập hóa đơn xuất khẩu còn cần được thực hiện thống nhất với hồ sơ để phục vụ việc kê khai thuế và áp dụng chính sách thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu theo pháp luật thuế.
5. Câu hỏi thường gặp
Ngày nào là ngày cuối cùng được phép xuất hóa đơn hàng xuất khẩu?
Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Ví dụ, hàng hóa được thông quan vào thứ Sáu thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, nếu thứ Hai là ngày làm việc bình thường thì hạn cuối là thứ Hai. Quy định này được nêu tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Xuất khẩu hàng hóa có bắt buộc dùng hóa đơn thương mại điện tử không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Doanh nghiệp xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn thương mại điện tử; nếu không đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Có được xuất hóa đơn trước ngày hàng hóa thông quan không?
Có. Quy định hiện hành cho phép người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng phải bảo đảm thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Vì vậy, pháp luật không quy định bắt buộc phải chờ đến ngày thông quan mới được lập hóa đơn, nhưng doanh nghiệp phải kiểm soát thời điểm lập để không vượt quá thời hạn nêu trên.
Xuất hóa đơn xuất khẩu đúng luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn tối ưu hóa quy trình tài chính. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để nhận giải pháp phù hợp nhất.
Để lại một bình luận