Xuất hóa đơn hoàn vé máy bay là thủ tục quan trọng giúp hành khách và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ tài chính sau khi hủy chuyến bay. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo quyền lợi mà còn hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả. Thủ tục này ngày càng được chú trọng do nhu cầu di chuyển bằng đường hàng không tăng cao. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết để thực hiện thuận lợi.
1. Cách xuất hóa đơn hoàn vé máy bay
Khi phát sinh hoàn vé máy bay, doanh nghiệp cần kiểm tra giao dịch và hóa đơn đã lập để xác định cách xử lý. Trường hợp đã lập hóa đơn nhưng sau đó phát sinh hủy hoặc chấm dứt giao dịch, doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn theo quy định về hoàn trả hàng hóa, dịch vụ tại Điểm c Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đối với trường hợp hoàn vé làm giảm giá trị dịch vụ đã lập hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh số tiền vé được hoàn và số thuế GTGT tương ứng. Theo Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, phần giá trị điều chỉnh giảm được thể hiện bằng số âm.
Do đó, khi hoàn vé, doanh nghiệp không tự ý lập một hóa đơn bán vé mới mà phải căn cứ vào hóa đơn và giao dịch ban đầu để xử lý đúng quy định.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để xuất hóa đơn hoàn vé máy bay
Để xử lý hoàn vé và hóa đơn liên quan, doanh nghiệp cần đối chiếu vé máy bay, mã đặt chỗ, điều kiện hoàn vé, chứng từ thanh toán và hóa đơn đã lập nếu giao dịch đã xuất hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp mua vé cho nhân viên đi công tác, hồ sơ nên được lưu đầy đủ để chứng minh mục đích và chi phí thực tế, như quyết định hoặc văn bản cử nhân viên đi công tác, chứng từ liên quan đến việc mua vé, hồ sơ hoặc văn bản chấp thuận hủy/hoàn vé và chứng từ thanh toán khoản phí hoàn vé nếu có.
Đối với trường hợp đã lập hóa đơn và phát sinh hoàn, giảm tiền vé, doanh nghiệp cần lưu hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc hoàn dịch vụ. Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Quy trình thực hiện thủ tục xuất hóa đơn hoàn vé máy bay
Quy trình xuất hóa đơn hoàn vé máy bay cần được thực hiện theo tình trạng thực tế của giao dịch.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện hoàn vé
Doanh nghiệp hoặc hành khách xác định vé có được hoàn hay không, số tiền được hoàn và các khoản phí phải trả theo điều kiện của vé, hợp đồng hoặc chính sách của hãng hàng không, đại lý.
Bước 2: Kiểm tra hóa đơn đã lập
Xác định giao dịch đã lập hóa đơn hay chưa. Nếu chưa lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định về thời điểm lập hóa đơn. Nếu đã lập hóa đơn và sau đó phát sinh hủy giao dịch, doanh nghiệp thực hiện xử lý hóa đơn theo quy định tại điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh
Trường hợp đã lập hóa đơn và phát sinh hủy, chấm dứt giao dịch, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm đối với hóa đơn đã lập. Nội dung điều chỉnh phải phản ánh đúng khoản tiền vé được hoàn, số thuế GTGT điều chỉnh và lý do điều chỉnh. Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải điều chỉnh tăng bằng số dương hoặc điều chỉnh giảm bằng số âm đúng với thực tế.
Bước 4: Hoàn tiền và lưu chứng từ
Sau khi hoàn tất việc xử lý hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện hoàn tiền theo chính sách áp dụng và lưu hóa đơn điều chỉnh cùng hồ sơ hoàn vé, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
Đối với phí hoàn vé, nếu hãng hàng không hoặc đại lý thu một khoản phí xử lý hoàn vé như một khoản dịch vụ riêng, cần xác định khoản phí này theo bản chất giao dịch để lập hóa đơn phù hợp. Khoản phí dịch vụ phát sinh không nên tự động gộp vào giá trị điều chỉnh giảm của tiền vé; nếu là khoản phí doanh nghiệp thực tế thu của khách hàng thì phải được phản ánh riêng và xác định thuế GTGT theo quy định áp dụng đối với dịch vụ đó.
4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện xuất hóa đơn hoàn vé máy bay
Khi thực hiện xuất hóa đơn hoàn vé máy bay, cần phân biệt giữa số tiền vé được hoàn và phí hoàn vé mà hãng hoặc đại lý thu. Tiền vé được hoàn làm giảm giá trị của giao dịch ban đầu, trong khi phí hoàn vé nếu là khoản thu cho dịch vụ xử lý hoàn vé thì phải được xem xét như một khoản thu riêng và lập hóa đơn theo quy định.
Đối với doanh nghiệp mua vé cho nhân viên đi công tác, cần lưu giữ hồ sơ chứng minh chuyến công tác và việc phát sinh hoàn vé. Trường hợp có phí hoàn vé, chứng từ thanh toán khoản phí này cần được lưu cùng hồ sơ để có căn cứ hạch toán và kê khai thuế theo quy định.
Ngoài ra, doanh nghiệp không nên tự động áp dụng một phương thức cho mọi trường hợp hoàn vé. Cần căn cứ vào việc đã lập hóa đơn hay chưa, giao dịch bị hủy ở thời điểm nào và quan hệ giữa hãng hàng không, đại lý và khách hàng để xác định cách xử lý. Quy định hiện hành tại Thông tư 91/2026/TT-BTC có những trường hợp xử lý riêng đối với trả lại hàng hóa, hủy dịch vụ và một số nghiệp vụ đặc thù.
5. Câu hỏi thường gặp
Thời hạn xuất hóa đơn hoàn vé máy bay là bao lâu?
Không có một thời hạn riêng cố định cho việc “xuất hóa đơn hoàn vé máy bay”. Doanh nghiệp thực hiện lập và xử lý hóa đơn theo thời điểm phát sinh giao dịch và trường hợp hoàn, hủy dịch vụ cụ thể theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Có thể xuất hóa đơn hoàn vé máy bay qua đại lý không?
Việc xử lý hóa đơn qua đại lý phụ thuộc vào bên trực tiếp bán vé, lập hóa đơn và thỏa thuận giữa đại lý với hãng hàng không. Khi hoàn vé, các bên cần căn cứ vào giao dịch thực tế và hóa đơn đã lập để xử lý đúng quy định.
Hóa đơn hoàn vé máy bay có tính thuế không?
Số thuế GTGT được điều chỉnh căn cứ vào hóa đơn của giao dịch ban đầu và số tiền thực tế được hoàn. Nếu phát sinh phí hoàn vé là khoản thu riêng cho dịch vụ xử lý hoàn vé, doanh nghiệp phải xác định thuế GTGT đối với khoản phí này theo quy định hiện hành.
Xuất hóa đơn hoàn vé máy bay đúng quy định giúp bảo vệ quyền lợi tài chính và tránh rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên nghiệp.
Để lại một bình luận