Xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp lưu trú tuân thủ nghĩa vụ thuế và minh bạch hóa doanh thu. Thủ tục này ngày càng được siết chặt nhằm ngăn chặn gian lận và đảm bảo quyền lợi cho cả bên cung cấp lẫn khách hàng. Việc nắm rõ quy trình mới giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
1. Hướng dẫn xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú mới
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trú cần thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Căn cứ Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn có trách nhiệm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Các quy định cụ thể về loại hóa đơn, đối tượng sử dụng và cách lập hóa đơn được hướng dẫn tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện xuất hóa đơn
Theo khoản 3 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng theo quy định. Đối với khách sạn cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, cần xác định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Bước 2: Thu thập thông tin giao dịch
Cơ sở lưu trú ghi nhận đầy đủ thông tin về dịch vụ đã cung cấp như thời gian lưu trú, số lượng phòng, đơn giá, các dịch vụ phát sinh và tổng số tiền thanh toán. Thông tin trên hóa đơn phải phản ánh đúng giao dịch thực tế. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm theo Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thực hiện theo quy định về thời điểm thu tiền. Do đó, cơ sở lưu trú không được tùy ý lùi thời điểm lập hóa đơn chỉ vì khách hàng chưa yêu cầu hóa đơn.
Bước 4: Gửi và lưu trữ hóa đơn
Sau khi lập, hóa đơn được gửi cho khách hàng theo phương thức phù hợp với loại hóa đơn sử dụng. Việc lưu trữ thực hiện theo Điều 5 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và pháp luật về kế toán, bảo đảm dữ liệu an toàn, bảo mật, toàn vẹn và có thể tra cứu khi cần thiết.
2. Yêu cầu về nội dung hóa đơn dịch vụ lưu trú
Theo Điều 10 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải thể hiện các nội dung theo quy định như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua theo trường hợp; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán theo phương pháp tính thuế áp dụng.
Đối với dịch vụ lưu trú, doanh nghiệp cần ghi nhận chính xác tiền phòng và các dịch vụ phát sinh. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì thực hiện theo nội dung hóa đơn được quy định cho hình thức này.
3. Những sai lầm thường gặp khi xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú
Một số sai sót thường gặp gồm lập hóa đơn không đúng thời điểm, ghi sai thông tin khách hàng, tên dịch vụ, số lượng, đơn giá hoặc thuế suất. Doanh nghiệp cũng có thể gặp lỗi khi hệ thống quản lý phòng, hệ thống thanh toán và phần mềm hóa đơn không đồng bộ.
Đặc biệt, cơ sở lưu trú cần xác định đúng loại hóa đơn điện tử áp dụng cho mô hình kinh doanh. Với khách sạn cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, cần lưu ý quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tại điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
4. Lợi ích khi tuân thủ đúng quy trình xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú
Tuân thủ đúng quy định về xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác doanh thu, thuận lợi trong kê khai thuế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp khách hàng nhận và tra cứu hóa đơn thuận tiện, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý doanh thu, đối chiếu giao dịch và kiểm soát các khoản dịch vụ phát sinh.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp lưu trú có bắt buộc xuất hóa đơn điện tử không?
Có. Theo Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025 và khoản 1 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Đối với khách sạn cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, cần áp dụng quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn dịch vụ lưu trú là bao lâu?
Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và các quy định có liên quan. Do đó, không nên mặc định mọi hóa đơn dịch vụ lưu trú đều phải lưu trữ 10 năm.
Khách hàng có quyền yêu cầu xuất hóa đơn sau khi trả phòng không?
Khách hàng có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn đối với giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, việc yêu cầu sau khi trả phòng không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn theo pháp luật. Theo Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trong trường hợp pháp luật quy định phải lập hóa đơn khi thu tiền.
Xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật thông tin mới nhất, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu.
Để lại một bình luận