Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú hiện nay

Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú là bước hành chính quan trọng giúp công dân cập nhật nơi cư trú hợp pháp, đảm bảo quyền lợi về cư trú và các giao dịch dân sự. Việc hiểu rõ trình tự và giấy tờ cần thiết sẽ giúp quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, tránh gián đoạn. Hãy cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu nội dung chi tiết dưới đây.

1. Định nghĩa về thủ tục đổi hộ khẩu thường trú theo pháp luật hiện hành

Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú hiện nay thực chất là thủ tục đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp mới. Theo khoản 8 Điều 2 Luật Cư trú 2020, nơi thường trú là nơi công dân sinh sống ổn định, lâu dài và đã được đăng ký thường trú. Việc “đổi hộ khẩu” không còn là chuyển sổ hộ khẩu giấy từ nơi cũ sang nơi mới, mà là cập nhật thông tin nơi thường trú mới vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ sau ngày 31/12/2022. Mọi thông tin cư trú được quản lý điện tử thông qua số định danh cá nhân. Công dân chỉ cần đăng ký thường trú tại nơi ở mới khi đủ điều kiện, cơ quan đăng ký cư trú sẽ tự động cập nhật và thông báo. Điều này đơn giản hóa thủ tục, giảm giấy tờ và tăng tính chính xác của dữ liệu dân cư.

Việc hiểu rõ bản chất thủ tục giúp người dân tránh nhầm lẫn với các quy định cũ, đồng thời thực hiện đúng trách nhiệm theo khoản 4 Điều 22 Luật Cư trú 2020: người đã đăng ký thường trú mà chuyển đến chỗ ở hợp pháp khác và đủ điều kiện thì phải đăng ký thường trú tại nơi ở mới trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày đủ điều kiện.

2. Điều kiện đăng ký thường trú (điều kiện pháp lý để đổi hộ khẩu thường trú)

Điều kiện đăng ký thường trú được quy định tại Điều 20 Luật Cư trú 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung) và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 154/2024/NĐ-CP. Công dân chỉ được đăng ký khi đáp ứng một trong các trường hợp sau:

• Có chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của mình thì được đăng ký thường trú tại chỗ ở đó.
• Được chủ hộ và chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đồng ý trong các trường hợp: vợ về ở với chồng hoặc chồng về ở với vợ; người từ đủ 6 tuổi trở lên về ở với cha, mẹ, người giám hộ; cha, mẹ về ở với con; người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi về ở với người giám hộ; người cao tuổi, người khuyết tật nặng hoặc đặc biệt nặng, người không có khả năng lao động về ở với anh chị em ruột, cháu ruột hoặc người giám hộ theo quy định.
• Được chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đồng ý cho đăng ký thường trú tại địa điểm thuê, mượn, ở nhờ và được chủ hộ đồng ý nếu đăng ký vào cùng hộ gia đình đó; đồng thời bảo đảm điều kiện về diện tích nhà ở tối thiểu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nhưng không thấp hơn 08 m² sàn/người.
• Các trường hợp đặc biệt khác theo quy định như đăng ký tại cơ sở tín ngưỡng, tôn giáo có công trình phụ trợ là nhà ở khi đủ điều kiện.

Đối với chỗ ở có nhiều chủ sở hữu, phải có ý kiến đồng ý của tất cả chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền bằng văn bản công chứng, chứng thực (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều 20). Cơ quan đăng ký cư trú khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, căn cước điện tử hoặc VNeID; chỉ yêu cầu công dân cung cấp giấy tờ khi không khai thác được.

3. Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú hiện nay

Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú hiện nay được thực hiện theo Điều 22 Luật Cư trú 2020 và các văn bản hướng dẫn, bao gồm nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến. Thời hạn giải quyết tối đa 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Cơ quan xử lý là Công an cấp xã (phường, thị trấn) nơi cư trú mới; trường hợp không có đơn vị hành chính cấp xã thì là Công an cấp huyện. Quy trình cụ thể gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo trường hợp cụ thể (chi tiết tại mục hồ sơ). Công dân kiểm tra thông tin trên VNeID hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia để khai thác dữ liệu sẵn có.

Bước 2: Nộp hồ sơ. Có thể nộp trực tiếp tại Công an cấp xã nơi ở mới trong giờ hành chính (thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy, trừ ngày nghỉ lễ); hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, ứng dụng VNeID; hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Khi nộp trực tuyến, hệ thống cấp mã hồ sơ để theo dõi tiến độ.

Bước 3: Cơ quan đăng ký cư trú tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ. Nếu đầy đủ, hợp lệ thì cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (mẫu CT04). Nếu chưa đầy đủ thì hướng dẫn bổ sung. Cơ quan khai thác thông tin chỗ ở hợp pháp và quan hệ nhân thân từ các cơ sở dữ liệu liên thông; chỉ yêu cầu xuất trình giấy tờ gốc khi cần đối chiếu.

Bước 4: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, cơ quan thẩm định, cập nhật thông tin nơi thường trú mới vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo cho người đăng ký (qua tin nhắn, email hoặc trực tiếp). Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do (mẫu CT06).

Bước 5: Nhận kết quả. Công dân có thể nhận thông báo cập nhật trực tuyến hoặc trực tiếp. Thông tin mới được đồng bộ trên CCCD gắn chip và VNeID.

Thời gian thực tế thường ngắn hơn nếu hồ sơ đầy đủ và dữ liệu đã liên thông. Người dân nên thực hiện trong thời hạn 12 tháng để tránh vi phạm nghĩa vụ cư trú.

>> Đọc thêm: Thủ tục xin chuyển hộ khẩu thường trú mới hiện nay

4. Hồ sơ cần chuẩn bị và nơi nộp hồ sơ

Hồ sơ đăng ký thường trú được quy định tại Điều 21 Luật Cư trú 2020 và Điều 5, Điều 6 Nghị định 154/2024/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ khác nhau theo từng trường hợp. Cơ quan đăng ký cư trú ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử; công dân chỉ cung cấp giấy tờ khi không khai thác được.

Hồ sơ chung bao gồm:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01 ban hành kèm theo Thông tư 53/2025/TT-BCA hoặc Thông tư 66/2023/TT-BCA; mẫu CT02 đối với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài không có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị). Trong tờ khai ghi rõ ý kiến đồng ý của chủ hộ, chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền (trừ trường hợp đã có văn bản đồng ý hoặc thuộc trường hợp người dưới 6 tuổi về ở với cha mẹ, người giám hộ).
• Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp (một trong các loại theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 154/2024/NĐ-CP): giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; giấy phép xây dựng; giấy tờ mua bán, hóa giá nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; hợp đồng thuê, mượn, ở nhờ đã công chứng hoặc chứng thực; xác nhận của UBND cấp xã về nhà ở, đất ở sử dụng ổn định, không có tranh chấp theo mẫu số 02; hoặc các giấy tờ khác tương đương.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (nếu cần và chưa có trong cơ sở dữ liệu): giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, quyết định công nhận nuôi con nuôi, hoặc giấy tờ khác.
• Đối với trường hợp thuê, mượn, ở nhờ: thêm giấy tờ chứng minh diện tích nhà ở tối thiểu (giấy tờ thể hiện diện tích hoặc xác nhận của UBND cấp xã theo mẫu số 02) và văn bản đồng ý của chủ sở hữu, chủ hộ.
• Bản sao CCCD hoặc cung cấp số định danh cá nhân (không bắt buộc nộp nếu đã có trong hệ thống).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ. Nơi nộp: Công an cấp xã nơi cư trú mới (trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính). Lưu ý thực tế: chuẩn bị bản chụp hoặc bản điện tử rõ nét; kiểm tra trước trên VNeID để giảm giấy tờ; đối với hộ gia đình chuyển cùng nhau, chủ hộ kê khai kèm theo các thành viên trong một tờ khai.

5. Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục

Thời gian giải quyết thống nhất là tối đa 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo khoản 3 Điều 22 Luật Cư trú 2020. Thời gian chuẩn bị hồ sơ phụ thuộc vào từng trường hợp, thường từ vài ngày đến một tuần nếu cần xác nhận của UBND cấp xã.

Về chi phí (lệ phí đăng ký cư trú theo Thông tư 75/2022/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung):

• Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính: 20.000 đồng/lần đăng ký thường trú.
• Nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến: 10.000 đồng/lần.
• Các trường hợp được miễn lệ phí theo quy định: trẻ em, người cao tuổi, người khuyết tật, người có công với cách mạng và thân nhân, đồng bào dân tộc thiểu số ở xã đặc biệt khó khăn, công dân thuộc hộ nghèo, và một số đối tượng khác. Hiện nay, một số giai đoạn còn áp dụng miễn lệ phí khi thực hiện qua VNeID theo chính sách khuyến khích dịch vụ công trực tuyến.

Chi phí phát sinh thực tế có thể bao gồm phí công chứng, chứng thực hợp đồng thuê nhà hoặc xác nhận của UBND cấp xã (thường vài chục nghìn đồng). Không có lệ phí “chuyển hộ khẩu” riêng như trước đây.

6. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục đổi hộ khẩu thường trú tại ACC Cần Thơ

Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn gặp nhiều vướng mắc về hồ sơ, xác nhận diện tích, ý kiến đồng ý của chủ sở hữu hoặc khai thác dữ liệu điện tử. Nhiều người dân mất thời gian đi lại nhiều lần do thiếu giấy tờ hoặc không nắm rõ quy định mới của Nghị định 154/2024/NĐ-CP và các Thông tư liên quan.

ACC Cần Thơ hỗ trợ toàn diện từ tư vấn điều kiện, soạn thảo tờ khai CT01, hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp, liên hệ xác nhận tại UBND cấp xã nếu cần, đến nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp và theo dõi kết quả. Đội ngũ am hiểu pháp luật cư trú hiện hành, cập nhật liên tục các văn bản mới, giúp khách hàng hoàn thành thủ tục nhanh chóng, đúng quy định, giảm thiểu rủi ro bị từ chối. Việc sử dụng dịch vụ tại ACC Cần Thơ mang lại sự yên tâm, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đặc biệt phù hợp với người bận rộn hoặc lần đầu thực hiện thủ tục theo luật mới.

7. Câu hỏi thường gặp

Đổi hộ khẩu thường trú hiện nay còn cần giấy chuyển hộ khẩu từ nơi cũ không?

Theo Luật Cư trú 2020, không còn quy định cấp giấy chuyển hộ khẩu. Công dân chỉ cần đăng ký thường trú tại nơi ở mới khi đủ điều kiện. Cơ quan đăng ký cư trú nơi mới sẽ cập nhật thông tin và đồng bộ dữ liệu. Việc này giúp giảm bớt một bước thủ tục so với trước đây, đồng thời tăng tính liên thông của hệ thống dữ liệu dân cư toàn quốc.

Thời hạn phải đăng ký thường trú tại nơi ở mới là bao lâu?

Theo khoản 4 Điều 22 Luật Cư trú 2020, người đã đăng ký thường trú mà chuyển đến chỗ ở hợp pháp khác và đủ điều kiện đăng ký thường trú thì có trách nhiệm đăng ký tại nơi ở mới trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày đủ điều kiện. Quá thời hạn có thể bị xử lý vi phạm hành chính về cư trú theo quy định hiện hành.

Nhà thuê có được đăng ký thường trú không và cần điều kiện gì?

Được đăng ký nếu có sự đồng ý của chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp (và chủ hộ nếu đăng ký vào cùng hộ), đồng thời bảo đảm diện tích nhà ở tối thiểu do HĐND cấp tỉnh quy định nhưng không thấp hơn 08 m² sàn/người. Hồ sơ cần có hợp đồng thuê đã công chứng hoặc chứng thực và giấy tờ chứng minh diện tích hoặc xác nhận của UBND cấp xã.

Thủ tục đổi hộ khẩu thường trú đúng quy định giúp công dân bảo vệ quyền lợi cư trú, thuận tiện trong các giao dịch hành chính và tránh rủi ro pháp lý. Việc nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình theo Luật Cư trú 2020 cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ. Liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác theo pháp luật hiện hành.