Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp

Thông báo mẫu dấu đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa việc sử dụng con dấu trong giao dịch và hoạt động kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo sự minh bạch với cơ quan nhà nước. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của thông báo mẫu dấu trong hoạt động doanh nghiệp

Thông báo mẫu dấu giúp doanh nghiệp chính thức ghi nhận mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, đảm bảo mọi giao dịch sau này đều có giá trị pháp lý. Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo khi thay đổi hoặc sử dụng mẫu con dấu mới để tránh các tranh chấp phát sinh.

Việc này còn hỗ trợ cơ quan thuế và ngân hàng xác minh tính hợp lệ của con dấu trong các hồ sơ giao dịch tài chính. Doanh nghiệp thực hiện đúng sẽ giảm thiểu rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

2. Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp

Mẫu thông báo này là biểu mẫu chuẩn do cơ quan nhà nước quy định, giúp doanh nghiệp khai báo thông tin về hình dáng, kích thước và nội dung của con dấu một cách rõ ràng. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này để nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Nội dung cần có trong thông báo mẫu dấu

Nội dung của thông báo mẫu dấu phải bao gồm các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và mô tả chi tiết về mẫu con dấu. Doanh nghiệp cần ghi rõ hình dáng con dấu (tròn, vuông hay oval), kích thước đường kính và nội dung khắc trên con dấu bao gồm tên đầy đủ của công ty. Ngoài ra, cần đính kèm hình ảnh scan mẫu con dấu thực tế để cơ quan tiếp nhận đối chiếu. Việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin này giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và chính xác.

4. Lưu ý khi soạn thảo và nộp thông báo mẫu dấu

Thông báo về mẫu dấu cần bao gồm đầy đủ các nội dung cơ bản nhằm đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Trước hết, văn bản phải nêu rõ thông tin của đơn vị ban hành như tên tổ chức, mã số doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính và căn cứ pháp lý liên quan đến việc đăng ký hoặc thay đổi mẫu dấu.

Nội dung chính cần mô tả cụ thể mẫu dấu mới hoặc mẫu dấu được sử dụng, bao gồm hình dạng, kích thước, nội dung thể hiện trên con dấu và thời điểm bắt đầu có hiệu lực sử dụng. Bên cạnh đó, thông báo cũng cần quy định phạm vi sử dụng con dấu, trách nhiệm của cá nhân hoặc bộ phận được giao quản lý dấu và nguyên tắc bảo quản, sử dụng dấu đúng quy định.

Ngoài ra, văn bản có thể nêu rõ việc hủy bỏ hoặc thay thế mẫu dấu cũ (nếu có) để tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng. Cuối cùng, thông báo phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của tổ chức nhằm xác nhận tính chính thức và giá trị pháp lý của nội dung ban hành.

thông báo mẫu dấu giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục pháp lý nhanh chóng và an toàn. Liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được hỗ trợ soạn thảo và nộp hồ sơ hiệu quả.