Mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện

Mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện đóng vai trò then chốt giúp các thư viện thực hiện việc loại bỏ tài liệu lỗi thời, trùng lặp hoặc không phù hợp, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Việc phê duyệt đề án cần tuân thủ quy định tại Luật Thư viện 2019 về quản lý, phát triển và thanh lọc nguồn lực thông tin. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết và mẫu biểu chuẩn để áp dụng hiệu quả cùng ACC Cần Thơ.

1. Vai trò của thanh lọc tài nguyên thông tin tại thư viện

Thanh lọc tài nguyên thông tin là hoạt động định kỳ giúp thư viện duy trì bộ sưu tập chất lượng cao, loại bỏ tài liệu hư hỏng, lạc hậu hoặc không còn giá trị sử dụng. Theo quy định tại Luật Thư viện 2019, thư viện có trách nhiệm thường xuyên rà soát, đánh giá và điều chỉnh nguồn lực thông tin để đáp ứng nhu cầu khai thác của người sử dụng.

Hoạt động này không chỉ tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn nâng cao hiệu quả tra cứu, hỗ trợ nghiên cứu và học tập. Việc thực hiện thanh lọc đúng quy trình còn giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ và bảo mật thông tin.

2. Mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện

Mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện là văn bản hành chính do lãnh đạo thư viện hoặc cơ quan chủ quản ban hành nhằm chính thức hóa kế hoạch thanh lọc. Mẫu này giúp thống nhất nội dung, phạm vi và tiêu chí đánh giá tài liệu cần loại bỏ.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Các yếu tố bắt buộc trong mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện

Mẫu quyết định cần ghi rõ tên cơ quan ban hành, số quyết định, ngày tháng năm ban hành và tiêu đề đầy đủ. Phần nội dung phải nêu rõ mục đích, phạm vi áp dụng, danh sách tài liệu đề xuất thanh lọc kèm tiêu chí đánh giá như năm xuất bản, tình trạng vật lý và tần suất sử dụng.

Ngoài ra, mẫu cần chỉ định bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện, thời hạn hoàn thành và phương án xử lý tài liệu sau thanh lọc. Việc bổ sung chữ ký của lãnh đạo và đóng dấu là yêu cầu bắt buộc để văn bản có hiệu lực pháp lý theo Luật Thư viện 2019.

4. Hướng dẫn áp dụng mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện hiệu quả

Bước 1: Rà soát và lập danh sách tài liệu cần thanh lọc

Thư viện tiến hành kiểm kê toàn bộ nguồn lực thông tin, ghi nhận các tiêu chí như năm xuất bản cũ hơn 10 năm, nội dung không còn phù hợp hoặc tài liệu bị hư hỏng nặng.

Bước 2: Soạn thảo đề án thanh lọc chi tiết

Đề án phải trình bày rõ phương án xử lý từng loại tài liệu, bao gồm tiêu hủy, chuyển giao hoặc số hóa, đồng thời dự kiến nguồn lực nhân sự và chi phí thực hiện.

Bước 3: Trình lãnh đạo xem xét và ban hành quyết định

Hồ sơ được gửi đến cơ quan chủ quản để phê duyệt trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Thực hiện thanh lọc và lưu trữ hồ sơ

Sau khi có quyết định, thư viện thực hiện theo đúng nội dung phê duyệt và lưu trữ toàn bộ biên bản, danh sách tài liệu đã thanh lọc trong thời gian tối thiểu 5 năm theo quy định tại Luật Thư viện 2019.

Mẫu quyết định phê duyệt đề án thanh lọc tài nguyên thông tin sử dụng trong thư viện là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp thư viện vận hành chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. Nếu bạn cần hỗ trợ chỉnh sửa mẫu hoặc tư vấn thêm về thủ tục liên quan, hãy liên hệ ACC Cần Thơ để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.