Mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ (hoặc đơn xin cấp bản sao từ sổ gốc) đóng vai trò thiết yếu giúp cá nhân khôi phục giấy tờ học vấn bị mất, hư hỏng hoặc đính chính thông tin bị sai sót, bảo đảm quyền lợi học tập và làm việc được duy trì liên tục. Việc nắm rõ biểu mẫu và thủ tục liên quan giúp quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật. Bài viết sau đây từ ACC Cần Thơ sẽ cung cấp thông tin chi tiết.
1. Lý do xin cấp bản sao hoặc cấp lại văn bằng chứng chỉ
Khi văn bằng, chứng chỉ gặp sự cố, tùy từng trường hợp cụ thể mà người học sẽ làm thủ tục xin cấp bản sao từ sổ gốc hoặc xin cấp lại bản chính:
Trường hợp văn bằng, chứng chỉ bị mất hoặc hư hỏng: Theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bản chính văn bằng, chứng chỉ chỉ được cấp một lần. Trường hợp bị mất, rách, cháy, nhòe… người học sẽ làm thủ tục xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Bản sao từ sổ gốc có giá trị pháp lý sử dụng thay thế bản chính trong các thủ tục hành chính, tuyển dụng, du học.
Trường hợp văn bằng bị in sai thông tin do lỗi cơ quan cấp: Nếu văn bằng, chứng chỉ bản chính có thông tin bị in sai do lỗi của cơ quan in ấn/quản lý (sai tên, sai ngày sinh…), người học mới được làm thủ tục đề nghị cấp lại bản chính văn bằng, chứng chỉ.
2. Mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ / cấp bản sao từ sổ gốc
Biểu mẫu đơn được thiết kế chuẩn hóa, yêu cầu người làm đơn kê khai chính xác các thông tin cá nhân, thông tin quá trình học tập và lý do đề nghị giải quyết để cơ quan tiếp nhận tra cứu sổ gốc.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Nội dung bắt buộc trong mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ
Dù sử dụng mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ (do lỗi in sai) hay đơn xin cấp bản sao từ sổ gốc (do mất, hỏng), văn bản cần đáp ứng đầy đủ các thông tin cốt lõi:
-
Thông tin người làm đơn: Họ tên, ngày tháng năm sinh, số Căn cước công dân / Mã định danh cá nhân, nơi cư trú và số điện thoại liên hệ.
-
Thông tin văn bằng, chứng chỉ đề nghị xử lý: Tên văn bằng/chứng chỉ (THPT, Đại học, Cao đẳng…); Ngành/Chuyên ngành đào tạo; Khóa học; Năm tốt nghiệp; Số hiệu văn bằng và Số vào sổ cấp văn bằng (nếu nhớ).
-
Lý do xin cấp: Ghi rõ lý do (bị mất, bị rách hỏng không còn nguyên vẹn, hoặc phát hiện sai sót thông tin cá nhân so với hồ sơ gốc).
-
Nội dung đề xuất: Ghi rõ số lượng bản sao cần cấp từ sổ gốc (đối với trường hợp mất, hỏng) hoặc nội dung thông tin đề nghị đính chính/cấp lại bản chính.
-
Cam kết: Lời cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của thông tin kê khai trong mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ.
4. Thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện
Hồ sơ cần chuẩn bị
-
Mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ (hoặc Phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc) đã điền đầy đủ thông tin.
-
Bản chính văn bằng, chứng chỉ bị in sai hoặc bị hư hỏng (để nộp lại cho cơ quan cấp thu hồi/hủy bỏ).
-
Bản sao Thẻ Căn cước công dân hoặc Giấy tờ định danh cá nhân hợp pháp của người đề nghị.
-
Giấy tờ chứng minh thông tin chuẩn xác (Trích lục giấy khai sinh, học bạ, quyết định trúng tuyển…) nếu làm thủ tục cấp lại do lỗi in sai thông tin.
Trình tự giải quyết thủ tục mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ
Bước 1: Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Sở Giáo dục và Đào tạo (đối với bằng THPT) hoặc Trường Đại học/Cao đẳng cấp bằng.
Bước 2: Thẩm tra và đối chiếu: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong đơn với Sổ gốc lưu trữ.
Bước 3: Trả kết quả: Cơ quan ban hành quyết định cấp lại bản chính (nếu do lỗi in) hoặc cấp bản sao từ sổ gốc (nếu do mất, hỏng) và cập nhật dữ liệu điện tử lên hệ thống quản lý.
5. Quy định về ủy quyền khi thực hiện thủ tục
Trường hợp người đứng tên trên văn bằng không thể trực tiếp đi làm thủ tục xin cấp bản sao/cấp lại, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện:
Hồ sơ ủy quyền: Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật (trừ trường hợp người thực hiện thay là cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân).
Giấy tờ người được ủy quyền: Xuất trình Thẻ Căn cước công dân của người được ủy quyền kèm theo mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ do người ủy quyền ký tên.
6. Lưu ý quan trọng khi nộp mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ
Khi hoàn thiện mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ, người dân cần lưu ý các vấn đề then chốt sau:
Xác định đúng thủ tục hành chính: Nếu bị mất bằng, tránh ghi tiêu đề là “Xin cấp lại bản chính” mà chọn đúng thủ tục “Đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc” để không bị trả lại hồ sơ.
Kê khai trung thực thông tin khóa học: Chuẩn xác về năm tốt nghiệp, ngành học và cơ sở đào tạo giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng tra cứu Sổ gốc, rút ngắn thời gian xử lý.
Ghi rõ số lượng bản sao: Trong mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ, nên đề nghị cấp số lượng bản sao phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế (thường từ 5 – 10 bản) để tiết kiệm thời gian cho các thủ tục sau này.
Kiểm tra kỹ thông tin bản sao khi nhận: Khi nhận kết quả bản sao hoặc bản chính cấp lại, phải rà soát kỹ họ tên, ngày sinh, số sổ gốc, chữ ký và con dấu xác nhận của cơ quan cấp.
Sử dụng chuẩn xác mẫu đơn xin cấp lại văn bằng chứng chỉ giúp cá nhân tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính hợp pháp của hồ sơ học vấn. Nếu quý khách hàng cần hỗ trợ tư vấn chi tiết về thủ tục hoặc biểu mẫu hành chính liên quan, hãy liên hệ ACC Cần Thơ để được phục vụ tận tình!
Để lại một bình luận