Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đầy đủ

Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất hóa đơn liên tục, tránh gián đoạn trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới. Việc chuẩn bị đúng mẫu giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. Nội dung dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ nhất cùng ACC Cần Thơ.

1. Lý do doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp thường phải lập mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn khi hệ thống hóa đơn điện tử chưa sẵn sàng hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi.

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã phát hành nếu có lý do chính đáng và được cơ quan thuế chấp thuận.

Việc này giúp duy trì dòng tiền và quan hệ với đối tác mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn còn là căn cứ để cơ quan thuế xem xét gia hạn thời gian sử dụng, giảm thiểu chi phí in ấn và quản lý hóa đơn mới.

Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp được phép để tránh bị xử phạt khi sử dụng hóa đơn không đúng quy định.

2. Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đầy đủ

Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đầy đủ được thiết kế theo đúng thể thức hành chính, bao gồm đầy đủ phần kính gửi, nội dung trình bày và chữ ký. Dưới đây là biểu mẫu chuẩn để người dùng tham khảo và chỉnh sửa theo tình huống thực tế của đơn vị mình.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Các nội dung cần thể hiện trong mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn

Khi soạn thảo mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp phải nêu rõ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số lượng hóa đơn còn tồn.

Nội dung cần giải thích lý do xin tiếp tục sử dụng, thời gian dự kiến chuyển sang hóa đơn điện tử và cam kết tuân thủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ngoài ra, cần đính kèm danh sách số hóa đơn cũ còn lại và bảng kê chi tiết để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra. Việc trình bày rõ ràng, logic giúp tăng khả năng được chấp thuận nhanh chóng. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại ngôn ngữ hành chính để tránh sai sót về thể thức.

4. Lưu ý khi sử dụng và nộp mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp cần nộp mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn trực tiếp tại Thuê cơ sở nơi đơn vị đăng ký mã số thuế hoặc qua hệ thống dịch vụ thuế điện tử. Thời hạn xử lý theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Trước khi nộp, đơn vị nên sao lưu bản nháp và kiểm tra lại các thông tin về số lượng hóa đơn, ngày hết hạn sử dụng.

Sau khi được chấp thuận, cần lưu trữ công văn trả lời của cơ quan thuế cùng với hóa đơn đã sử dụng để phục vụ công tác thanh tra sau này. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về hóa đơn không hợp lệ.

Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn là công cụ hỗ trợ thiết thực cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ACC Cần Thơ để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.