Việc đăng ký thường trú tại chỗ ở nhờ là nhu cầu phổ biến đối với người chưa có nhà ở thuộc quyền sở hữu của mình. Tuy nhiên, để được đăng ký thường trú, người đăng ký cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về chỗ ở hợp pháp, sự đồng ý của chủ sở hữu và các điều kiện khác theo quy định pháp luật. Trong nhiều trường hợp, hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú là tài liệu quan trọng thể hiện rõ sự thỏa thuận giữa chủ nhà và người được ở nhờ.Vậy hợp đồng cần có những nội dung nào? Có bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực không? Hồ sơ đăng ký thường trú hiện nay cần chuẩn bị ra sao? Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú là gì?
Hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa chủ sở hữu hoặc người có quyền hợp pháp đối với chỗ ở với người được phép ở nhờ. Trong văn bản, bên cho ở nhờ xác nhận việc đồng ý cho người khác sử dụng chỗ ở và đăng ký thường trú tại địa chỉ đó khi đáp ứng các điều kiện pháp luật.
Văn bản này có ý nghĩa quan trọng trong việc chứng minh sự đồng ý của chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có hợp đồng cho ở nhờ không đồng nghĩa với việc người ở nhờ đương nhiên được đăng ký thường trú. Cơ quan đăng ký cư trú sẽ xem xét tổng thể điều kiện đăng ký theo Luật Cư trú, bao gồm quyền sử dụng chỗ ở hợp pháp, sự đồng ý của chủ sở hữu và điều kiện diện tích bình quân nếu pháp luật yêu cầu đối với từng trường hợp.
Hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú thường được sử dụng khi ở nhờ nhà của cha mẹ, người thân, bạn bè hoặc chủ sở hữu khác. Nội dung văn bản nên được lập rõ ràng để tránh tranh chấp và tạo thuận lợi khi cơ quan có thẩm quyền xác minh thông tin cư trú.
2. Điều kiện đăng ký thường trú tại chỗ ở nhờ
Người đăng ký thường trú tại chỗ ở do thuê, mượn hoặc ở nhờ cần đáp ứng các điều kiện theo Luật Cư trú và quy định có liên quan. Trong thực tế, cần đặc biệt lưu ý đến sự đồng ý của chủ sở hữu và điều kiện về diện tích nhà ở theo quy định của địa phương.
2.1. Có sự đồng ý của chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp
Một trong những điều kiện quan trọng là chủ sở hữu hoặc người có quyền hợp pháp đối với chỗ ở phải đồng ý cho người đăng ký cư trú tại địa chỉ đó.
Sự đồng ý có thể được thể hiện trong hợp đồng, văn bản cho ở nhờ hoặc thông qua thông tin được kê khai theo quy trình đăng ký cư trú. Trường hợp chỗ ở thuộc sở hữu chung, việc đăng ký cần bảo đảm phù hợp với quyền và sự đồng ý của các chủ sở hữu theo quy định.
Do đó, khi lập hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú, nên ghi rõ:
- Chủ sở hữu đồng ý cho người được ở nhờ tại địa chỉ cụ thể;
- Đồng ý cho người ở nhờ thực hiện thủ tục đăng ký thường trú nếu đủ điều kiện pháp luật;
- Thời gian cho ở nhờ;
- Phạm vi sử dụng chỗ ở;
- Cam kết của các bên về tính chính xác của thông tin.
2.2. Đáp ứng điều kiện về diện tích bình quân
Đối với trường hợp đăng ký thường trú tại chỗ ở do thuê, mượn hoặc ở nhờ, pháp luật quy định điều kiện về diện tích nhà ở bình quân theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Vì mức diện tích tối thiểu có thể khác nhau tùy từng địa phương, người dân không nên áp dụng chung một mức diện tích cố định cho tất cả các tỉnh, thành phố. Trước khi lập hồ sơ, nên kiểm tra quy định hiện hành tại nơi dự định đăng ký thường trú.
Việc hợp đồng ghi rõ diện tích chỗ ở, số người đang sinh sống và phần diện tích sử dụng có thể giúp việc đối chiếu điều kiện thuận lợi hơn.
3. Mẫu hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú
3.1. Link tải mẫu hợp đồng (File Word/PDF)
Bạn có thể tải mẫu hợp đồng dưới dạng Word hoặc PDF từ liên kết trên để sử dụng ngay. Đảm bảo thông tin trên hợp đồng khớp hoàn toàn với dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3.2. Nội dung bắt buộc nên có trong hợp đồng cho ở nhờ
Để hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú rõ ràng và dễ sử dụng, nên có các nội dung sau:
- Thông tin đầy đủ của bên cho ở nhờ và bên được ở nhờ;
- Căn cứ xác lập quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với chỗ ở;
- Địa chỉ cụ thể của chỗ ở;
- Thông tin về phần diện tích cho ở nhờ nếu cần thiết;
- Nội dung xác nhận đồng ý cho ở nhờ;
- Nội dung đồng ý cho đăng ký thường trú khi đáp ứng điều kiện pháp luật;
- Thời hạn ở nhờ;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên;
- Cam kết về thông tin cung cấp;
- Chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên.
Nội dung càng cụ thể càng hạn chế được việc hiểu khác nhau về phạm vi thỏa thuận. Tuy nhiên, hợp đồng không nên ghi những nội dung không đúng với thực tế chỉ nhằm mục đích hoàn thiện hồ sơ cư trú.
4. Cách lập hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú
Khi lập hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú, trước hết hai bên cần xác định chính xác thông tin cá nhân và thông tin của chỗ ở. Bên cho ở nhờ nên ghi đúng họ tên, số định danh cá nhân và địa chỉ cư trú; bên được ở nhờ cũng cần kiểm tra thông tin trùng khớp với giấy tờ tùy thân và dữ liệu cư trú.
Tiếp theo, cần ghi rõ địa chỉ chỗ ở và nội dung thỏa thuận. Thay vì chỉ ghi chung chung “cho ở nhờ”, nên nêu rõ chủ sở hữu đồng ý cho bên kia sinh sống tại địa chỉ nào, trong khoảng thời gian nào và có đồng ý cho người đó đăng ký thường trú tại địa chỉ này khi đáp ứng đủ điều kiện pháp luật hay không.
Nếu chỗ ở có nhiều chủ sở hữu hoặc nhiều người có quyền sử dụng hợp pháp, cần xem xét sự đồng ý của những người có liên quan để tránh phát sinh vướng mắc khi xác minh hồ sơ. Trường hợp có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, thông tin trong hợp đồng cũng nên thống nhất với giấy tờ đó.
Về hình thức, pháp luật không phải lúc nào cũng bắt buộc mọi hợp đồng cho ở nhờ phải công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, tùy trường hợp cụ thể và yêu cầu về chứng cứ, việc công chứng hoặc chứng thực có thể giúp tăng độ tin cậy của văn bản. Người dân nên kiểm tra yêu cầu đối với hồ sơ thực tế trước khi thực hiện.
Sau khi ký hợp đồng, nên lưu giữ bản gốc để xuất trình khi cơ quan đăng ký cư trú cần đối chiếu hoặc xác minh.
5. Thủ tục đăng ký thường trú tại chỗ ở nhờ
5.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Tùy trường hợp và dữ liệu đã có trên các cơ sở dữ liệu liên quan, người đăng ký có thể cần cung cấp hoặc xuất trình thông tin, tài liệu chứng minh điều kiện đăng ký cư trú.
Thông thường, người dân cần chuẩn bị hoặc sẵn sàng cung cấp:
- Thông tin cá nhân và thông tin về nơi đề nghị đăng ký thường trú;
- Tài liệu hoặc thông tin chứng minh chỗ ở hợp pháp trong trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu;
- Văn bản hoặc thông tin thể hiện sự đồng ý của chủ sở hữu đối với trường hợp ở nhờ;
- Hợp đồng cho ở nhờ hoặc giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu để chứng minh điều kiện đăng ký;
- Các tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể.
Không nên mặc định rằng mọi trường hợp đều phải nộp bản sao CCCD, sổ đỏ hoặc hợp đồng đã công chứng. Theo quy định hiện hành, cơ quan đăng ký cư trú có thể khai thác thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu; công dân xuất trình hoặc cung cấp thêm tài liệu khi dữ liệu chưa đầy đủ hoặc cần xác minh. Thông tư 55/2021/TT-BCA vẫn còn hiệu lực và đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có quy định mới tại Thông tư 53/2025/TT-BCA.
5.2. Cách đăng ký trực tiếp hoặc trực tuyến
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu cần thiết
Kiểm tra thông tin cá nhân, địa chỉ chỗ ở, sự đồng ý của chủ sở hữu và điều kiện diện tích theo quy định địa phương.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký cư trú
Người dân có thể thực hiện theo hình thức trực tiếp tại cơ quan đăng ký cư trú có thẩm quyền hoặc thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ công khi thủ tục và tài khoản đáp ứng điều kiện sử dụng.
Bước 3: Theo dõi tình trạng xử lý
Nếu nộp trực tuyến, người dân cần theo dõi mã hồ sơ và thông báo trên hệ thống. Trường hợp cơ quan đăng ký cư trú yêu cầu kiểm tra, xác minh hoặc xuất trình bản gốc, người dân cần thực hiện theo hướng dẫn.
Bước 4: Nhận kết quả
Khi hồ sơ đủ điều kiện, thông tin thường trú được cập nhật theo quy định. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo lý do hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện theo từng trường hợp.
Cần lưu ý rằng không nên khẳng định chung mọi hồ sơ được giải quyết trong đúng 7 ngày mà không phân biệt trường hợp. Thời hạn giải quyết cần căn cứ quy định áp dụng đối với thủ tục và tình trạng hồ sơ thực tế. Quy trình đăng ký cư trú cũng đã được cập nhật qua các văn bản sửa đổi, bổ sung gần đây.
6. Có bắt buộc công chứng hoặc chứng thực hợp đồng cho ở nhờ không?
Đây là vấn đề cần được hiểu đúng để tránh phát sinh chi phí hoặc thủ tục không cần thiết.
Không phải mọi trường hợp hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú đều đương nhiên bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Điều quan trọng là phải xác định căn cứ pháp lý, hình thức thể hiện sự đồng ý của chủ sở hữu và yêu cầu của hồ sơ trong từng trường hợp cụ thể.
Nếu lựa chọn công chứng hoặc chứng thực, các bên cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh quyền đối với chỗ ở theo yêu cầu của cơ quan thực hiện công chứng hoặc chứng thực.
Trong trường hợp đăng ký cư trú trực tuyến, người dân cũng không nên hiểu rằng chỉ cần có tài khoản VNeID là mọi giấy tờ đều được tự động thay thế. VNeID và dữ liệu điện tử có thể hỗ trợ xác thực, khai thác thông tin trong phạm vi hệ thống cho phép, nhưng cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể yêu cầu cung cấp hoặc xuất trình tài liệu khi cần xác minh.
7. Những lưu ý để hạn chế bị yêu cầu bổ sung hồ sơ
Để quá trình đăng ký thuận lợi, người dân cần lưu ý:
- Kiểm tra điều kiện đăng ký thường trú trước khi lập hợp đồng;
- Xác định đúng chủ sở hữu hoặc người có quyền hợp pháp đối với chỗ ở;
- Bảo đảm sự đồng ý của chủ sở hữu được thể hiện rõ ràng;
- Kiểm tra điều kiện diện tích bình quân theo quy định tại địa phương;
- Không kê khai thông tin khác với tình trạng cư trú thực tế;
- Đối chiếu thông tin trong hợp đồng với dữ liệu cá nhân và giấy tờ về chỗ ở;
- Chuẩn bị bản gốc các tài liệu cần thiết để xuất trình khi được yêu cầu;
- Theo dõi thông báo của cơ quan đăng ký cư trú nếu thực hiện trực tuyến.
Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.
8. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú
Hợp đồng cho ở nhờ có bắt buộc phải công chứng không?
Không nên khẳng định tất cả trường hợp đều bắt buộc phải công chứng. Tùy nội dung văn bản và yêu cầu của thủ tục cụ thể, hợp đồng có thể được lập dưới hình thức phù hợp theo quy định. Nếu cần tăng giá trị chứng cứ hoặc thực hiện theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, các bên có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực.
Cho ở nhờ có đăng ký thường trú được không?
Có thể, nếu người đăng ký đáp ứng đầy đủ các điều kiện về đăng ký thường trú theo Luật Cư trú, bao gồm điều kiện đối với chỗ ở hợp pháp, sự đồng ý của chủ sở hữu và các điều kiện liên quan khác.
Hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú cần ghi những gì?
Hợp đồng nên có thông tin của các bên, địa chỉ chỗ ở, nội dung đồng ý cho ở nhờ, sự đồng ý liên quan đến đăng ký thường trú, thời hạn ở nhờ, quyền và nghĩa vụ của các bên cùng chữ ký xác nhận.
Có thể đăng ký thường trú trực tuyến không?
Người dân có thể thực hiện thủ tục trực tuyến khi hệ thống dịch vụ công hỗ trợ thủ tục và người dân đáp ứng điều kiện thực hiện. Khi kê khai trực tuyến, cần cung cấp thông tin chính xác và sẵn sàng xuất trình tài liệu gốc nếu cơ quan đăng ký cư trú yêu cầu xác minh.
VNeID có thay thế hoàn toàn hợp đồng giấy không?
Không nên hiểu VNeID là phương tiện tự động thay thế mọi giấy tờ trong mọi trường hợp. Việc khai thác dữ liệu điện tử phụ thuộc vào loại thông tin đã được tích hợp và khả năng kết nối, xác minh của hệ thống. Nếu chưa đủ căn cứ xác định điều kiện cư trú, cơ quan có thẩm quyền vẫn có thể yêu cầu thông tin hoặc tài liệu bổ sung.
Hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú là một trong những tài liệu có thể giúp thể hiện sự đồng ý của chủ sở hữu khi công dân đăng ký thường trú tại chỗ ở không thuộc quyền sở hữu của mình. Tuy nhiên, người dân cần lưu ý rằng hợp đồng chỉ là một phần trong việc chứng minh điều kiện đăng ký; việc có được giải quyết hay không còn phụ thuộc vào các điều kiện cư trú và thông tin thực tế của từng trường hợp. Hy vọng bài viết của ACC Cần Thơ đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hợp đồng cho ở nhờ để đăng ký thường trú, cách lập hợp đồng, điều kiện ở nhờ và quy trình chuẩn bị hồ sơ.
Để lại một bình luận