Doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn là vấn đề được nhiều đơn vị quan tâm khi triển khai hóa đơn điện tử. Việc áp dụng nhiều mẫu hóa đơn giúp doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý và xuất hóa đơn cho từng nhóm khách hàng khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh rủi ro bị xử phạt. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn được hay không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử khác nhau. Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh đăng ký nhiều hình thức hóa đơn để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Việc doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn là hoàn toàn hợp pháp khi đã được cơ quan thuế chấp nhận. Tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí về nội dung, ký hiệu và số hóa đơn theo quy định.
2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng nhiều mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp muốn doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn cần đáp ứng các điều kiện sau. Thứ nhất, doanh nghiệp phải là tổ chức kinh doanh có mã số thuế và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Thứ hai, các mẫu hóa đơn phải được xây dựng đúng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Thứ ba, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu không thông báo hoặc sử dụng mẫu hóa đơn chưa được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định.
3. Quy trình thông báo phát hành nhiều mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau để hợp pháp hóa việc doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn.
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin mẫu hóa đơn. Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng, ký hiệu hóa đơn, tên mẫu hóa đơn và phạm vi áp dụng cho từng loại khách hàng hoặc dịch vụ. Nội dung này phải được ghi rõ trong hồ sơ gửi cơ quan thuế.
- Bước 2: Lập và gửi thông báo phát hành. Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời hạn gửi trước ít nhất 5 ngày làm việc trước khi bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn mới.
- Bước 3: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế. Sau khi gửi thông báo, doanh nghiệp chờ cơ quan thuế xác nhận. Nếu không có ý kiến phản hồi trong thời hạn quy định, doanh nghiệp được quyền sử dụng mẫu hóa đơn đã thông báo. Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi trước khi đưa vào sử dụng.
- Bước 4: Lưu trữ và báo cáo định kỳ. Doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch khi doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn.
4. Lợi ích và rủi ro khi sử dụng nhiều mẫu hóa đơn
Việc doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn mang lại lợi ích về phân loại khách hàng và quản lý nội bộ. Doanh nghiệp có thể thiết kế riêng mẫu hóa đơn cho từng nhóm dịch vụ, giúp khách hàng dễ nhận diện và tăng tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, rủi ro phát sinh nếu doanh nghiệp không thông báo đúng quy trình hoặc sử dụng mẫu hóa đơn sai mục đích. Cơ quan thuế có thể kiểm tra đột xuất và xử phạt vi phạm hành chính nếu phát hiện sai sót.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn hay không?
Trả lời: Doanh nghiệp được quyền tự thiết kế mẫu hóa đơn nhưng phải tuân thủ đúng nội dung bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và gửi thông báo phát hành đến cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Sử dụng 2 mẫu hóa đơn có cần đóng dấu hay không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không yêu cầu đóng dấu theo quy định mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo tính hợp pháp của chữ ký số và nội dung hóa đơn khi doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn.
Có bị phạt khi sử dụng nhiều mẫu hóa đơn không đúng quy định không?
Trả lời: Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nếu sử dụng mẫu hóa đơn chưa thông báo hoặc không đúng nội dung đã đăng ký. Mức phạt được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Doanh nghiệp sử dụng 2 mẫu hóa đơn là quyền hợp pháp khi tuân thủ đúng quy định pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu.
Để lại một bình luận