Công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp giải thích rõ ràng với cơ quan thuế khi nhận hóa đơn từ đơn vị đã ngừng hoạt động. Việc lập đúng mẫu giúp tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc xử phạt. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo văn bản này theo quy định hiện hành cùng ACC Cần Thơ.
1. Vai trò của công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn đối với doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp nhận hóa đơn từ đơn vị đã bỏ trốn, cơ quan thuế thường yêu cầu giải trình nguồn gốc và tính hợp pháp của hóa đơn. Việc gửi công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn kịp thời giúp chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch thực tế và tuân thủ nghĩa vụ kê khai.
Theo Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế có quyền giải trình trước khi cơ quan thuế ra quyết định xử lý. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của bên nhận hóa đơn phải cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về hình thức và nội dung văn bản giải trình.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị công văn ngắn gọn, kèm theo hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán để tăng tính thuyết phục.
2. Mẫu công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn đúng luật
Mẫu công văn dưới đây được thiết kế theo đúng quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng điền thông tin và gửi cơ quan thuế. Nội dung mẫu bao gồm các phần bắt buộc như thông tin bên gửi, mô tả sự việc và cam kết chịu trách nhiệm.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Nội dung cần có trong công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn
Công văn phải nêu rõ tên đơn vị phát hành hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập và lý do không thể liên hệ được với bên bán. Doanh nghiệp cần liệt kê các chứng từ kèm theo như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, chứng từ chuyển khoản.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, văn bản cần ghi rõ cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót. Ngoài ra, cần đề cập thời điểm phát hiện đơn vị bỏ trốn và các biện pháp đã áp dụng để xác minh.
Việc trình bày theo thứ tự logic giúp cơ quan thuế dễ dàng thẩm định và giảm thời gian xử lý.
4. Cách thức gửi và theo dõi công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn
Doanh nghiệp nên gửi công văn qua hệ thống thuế điện tử hoặc nộp trực tiếp tại chi cục thuế quản lý. Sau khi gửi, cần lưu lại biên nhận và theo dõi phản hồi trong vòng 10 ngày làm việc theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.
Nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm giấy tờ trong thời hạn quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc theo dõi thường xuyên giúp tránh tình trạng bị coi là không hợp tác.
Một số doanh nghiệp còn lưu trữ bản sao công văn để phục vụ kiểm tra sau này.
Công văn giải trình hóa đơn bỏ trốn cần được soạn thảo cẩn thận để đảm bảo tính pháp lý. Doanh nghiệp gặp khó khăn có thể liên hệ ACC Cần Thơ để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật mẫu mới nhất.
Để lại một bình luận