Mẫu biên bản truy thu BHXH

Biên bản truy thu bhxh là một tài liệu quan trọng giúp cơ quan bảo hiểm và doanh nghiệp ghi nhận các khoản đóng bổ sung, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh vi phạm pháp luật. Việc lập biên bản không chỉ minh bạch hóa nghĩa vụ mà còn hỗ trợ quá trình thanh tra, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phạt hành chính. Tại ACC Cần Thơ, chúng tôi chuyên hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách chính xác và hiệu quả.

1. Truy thu bảo hiểm xã hội là gì?

Truy thu bảo hiểm xã hội được hiểu là quá trình cơ quan bảo hiểm thu hồi các khoản tiền phải đóng mà đơn vị hoặc cá nhân chưa thực hiện đầy đủ. Khái niệm này nhấn mạnh vào việc đảm bảo tính công bằng và tuân thủ trong hệ thống bảo hiểm quốc gia.

• Truy thu BHXH là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đối với các trường hợp trốn đóng, đóng không đủ số người hoặc không đúng mức quy định, theo điểm 2.4 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Quy trình này không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp mà còn cho cá nhân, giúp bảo vệ quyền lợi nghỉ hưu, ốm đau và thất nghiệp của người lao động
• Trong thực tế, truy thu còn bao gồm việc cộng nối thời gian đóng bảo hiểm cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng, đặc biệt với lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài. Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, số tiền truy thu được tính dựa trên mức lương cơ sở và tỷ lệ đóng hiện hành, giúp người lao động không bị thiệt thòi về quyền lợi.
• Ngoài ra, truy thu còn là biện pháp pháp lý để xử lý các hành vi vi phạm như chiếm dụng tiền đóng BHXH, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Điều này không chỉ mang tính khắc phục mà còn giáo dục, giúp doanh nghiệp nhận thức rõ trách nhiệm xã hội.

2. Mẫu biên bản truy thu BHXH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————-

BIÊN BẢN
Làm việc về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm, Luật An toàn, Vệ sinh lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Thông báo số …/BHXH-PT ngày ..…/……./…… và Thông báo số …../BHXH-PT ngày …/…/…… của Bảo hiểm xã hội …………………… về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp cho người lao động.

Hôm nay, ngày ..…/……./…… , tại trụ sở ………………………………., tiến hành làm việc về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp cho người lao động cụ thể như sau:

I. Thành phần

1. Đại diện Bảo hiểm xã hội ……………………………….:

– Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: ………………………………

– Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: ………………………………

2. Đại diện đơn vị ……………………………………………:

– Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: ………………………………

– Ông (bà)…………………………………….…., chức vụ: ………………………………

II. Nội dung

1. Tình hình đơn vị

1.1. Tổng số lao động của đơn vị: ……………………………. người. Trong đó:

a) Số lao động đang hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động hoặc đang đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp ở đơn vị khác: ……………. người.

b) Số lao động đang đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp tại đơn vị: ………………. người.

c) ………………………………………………………………………………………………………………………

1.2. Tiền lương:

a) Tổng thu nhập kê khai với cơ quan thuế: ………………………………………………………

b) Tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác ghi trong hợp đồng lao động:          

2. Ý kiến của Cơ quan Bảo hiểm xã hội:

2.1. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Yêu cầu đơn vị thực hiện đăng ký đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động tại Bảo hiểm xã hội …………. trước ngày..…/……./……

2.2. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp ………………………………………………………………………

2.3. ……………………………………………………………………………………………………………………  

Sau ngày ..…/……./…… đơn vị không thực hiện đăng ký đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp cho người lao động, Bảo hiểm xã hội .……………………. sẽ thực hiện thanh tra chuyên ngành về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

3. Ý kiến của đơn vị ………………………………………………………………………………………..

3.1 …………………………………………………………………………………………………………………….

3.2 …………………………………………………………………………………………………………………….

4. Các ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………………………….

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau được thông qua các bên đều nhất trí, Bảo hiểm xã hội .……………………. giữ 01 bản, đơn vị .……………………. giữ 01 bản.

 >>> Tải Mẫu biên bản truy thu BHXH

Xem thêm: Doanh nghiệp không chốt sổ bảo hiểm cần phải làm gì?

3. Trường hợp nào cần phải truy thu bảo hiểm xã hội?

Các trường hợp cần truy thu bảo hiểm xã hội thường xuất phát từ vi phạm nghĩa vụ đóng góp, nhằm đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên liên quan. Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên pháp luật hiện hành.

• Trường hợp đầu tiên là trốn đóng hoặc đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Ví dụ, doanh nghiệp không kê khai đầy đủ lao động thời vụ hoặc hợp đồng ngắn hạn sẽ bị truy thu toàn bộ khoản thiếu hụt cộng lãi phạt từ 12-15% theo khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP.
• Tiếp theo, truy thu áp dụng khi người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài về nước và cần đóng bổ sung cho thời gian hợp đồng, theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 1/7/2025. Nếu hợp đồng được gia hạn hoặc ký mới mà chưa đóng đủ, cơ quan BHXH sẽ tính truy thu dựa trên mức lương thực tế tại nước ngoài.
• Ngoài ra, truy thu còn xảy ra khi tăng lương hồi tố hoặc điều chỉnh tiền lương làm cơ sở đóng BHXH, theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp phải truy thu khoản chênh lệch cho các tháng trước, kèm biên bản xác nhận từ người lao động.

>>> Tham khảo bài viết: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội hiệu quả tại Cần Thơ

Xem thêm: Doanh nghiệp không tham gia bảo hiểm xã hội bị phạt ra sao?

4. Hướng dẫn lập biên bản truy thu BHXH chi tiết

Lập biên bản truy thu BHXH đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt quy trình để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch. Dựa trên thực tiễn, quy trình này giúp tránh sai sót và hỗ trợ thanh tra hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và xác định trường hợp truy thu. Đầu tiên, đơn vị hoặc cơ quan BHXH thu thập tài liệu như bảng lương, hợp đồng lao động và biên bản kiểm tra (Mẫu D04h-TS) để xác định khoản thiếu hụt, theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Giải thích chi tiết, bước này bao gồm kiểm tra số lượng lao động, mức đóng và thời gian vi phạm, với sự tham gia của đại diện người lao động để đảm bảo công bằng. Thời gian chuẩn bị thường mất 3-5 ngày

Bước 2: Tổ chức làm việc và ghi nhận biên bản. Tiếp theo, triệu tập các bên liên quan để lập biên bản làm việc (Mẫu D04h-TS), ghi rõ tình hình đơn vị, kết quả kiểm tra và ý kiến các bên, theo Thông tư hướng dẫn Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Trong biên bản, cần chi tiết hóa số tiền truy thu, lãi phạt và thời hạn nộp, với chữ ký xác nhận để có hiệu lực pháp lý.

Bước 3: Nộp hồ sơ và thực hiện truy thu. Cuối cùng, đơn vị nộp biên bản kèm danh sách lao động (Mẫu D02-TS) và bảng thanh toán lương đến cơ quan BHXH trong 7 ngày, theo Quyết định 595/QĐ-BHXH. Cơ quan sẽ xác nhận và thu tiền, cập nhật sổ BHXH cho người lao động.

Biên bản truy thu bhxh là công cụ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi. Việc áp dụng đúng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tối ưu hóa quản lý. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ lập biên bản chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay qua website hoặc hotline để nhận dịch vụ miễn phí ban đầu.