Mẫu biên bản họp xét nâng lương thường xuyên

Biên bản họp xét nâng lương thường xuyên đóng vai trò then chốt giúp cơ quan nhà nước thực hiện đúng quy định về nâng bậc lương cho cán bộ, công chức và viên chức. Tài liệu này ghi nhận quá trình họp xét, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật hiện hành. Việc sử dụng mẫu biên bản chuẩn còn giảm thiểu sai sót hành chính. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết để áp dụng hiệu quả.

1. Vai trò của biên bản họp xét nâng lương thường xuyên trong công tác quản lý nhân sự

Biên bản họp xét nâng lương thường xuyên là văn bản ghi nhận chính thức kết quả làm việc của Hội đồng xét nâng lương hoặc tập thể lãnh đạo đơn vị. Tài liệu này giúp xác định chính xác các đối tượng đủ điều kiện nâng bậc lương theo quy định tại Luật Cán bộ, công chức năm 2025 (Luật số 80/2025/QH15) và Luật Viên chức hiện hành.

Thông qua nội dung được ghi nhận trong biên bản, đơn vị có thể chứng minh việc xét nâng lương được thực hiện công khai, dựa trên các tiêu chí cụ thể như thời gian giữ bậc lương, kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ và ý thức kỷ luật. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng xét nâng lương cảm tính, thiếu khách quan hoặc phát sinh khiếu nại, tố cáo trong nội bộ.

Biên bản họp xét nâng lương thường xuyên còn là căn cứ pháp lý bắt buộc phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý cấp trên. Khi có yêu cầu thanh tra về chế độ tiền lương, biên bản chính là minh chứng khẳng định quy trình xét duyệt tại đơn vị diễn ra đúng thẩm quyền và thủ tục do pháp luật quy định.

Ngoài ra, văn bản này hỗ trợ nâng cao tính chuyên nghiệp cho bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ. Lưu trữ biên bản đầy đủ và khoa học sẽ giúp cơ quan dễ dàng tra cứu thâm niên, rà soát hồ sơ cho các kỳ nâng lương tiếp theo, cũng như giải quyết trôi chảy các chế độ bảo hiểm xã hội, hưu trí sau này.

Xem thêm: Mẫu biên bản đánh giá thực hành tốt thử kỹ thuật mới GCP

2. Mẫu biên bản họp xét nâng lương thường xuyên

Mẫu biên bản họp xét nâng lương thường xuyên được thiết kế theo cấu trúc chuẩn, bao gồm phần mở đầu, nội dung họp và kết luận. Người sử dụng chỉ cần điền thông tin cụ thể của đơn vị để hoàn thiện văn bản. Dưới đây là mẫu biên bản đầy đủ và hợp lệ:

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Mẫu biên bản họp đại hội xã viên về việc giải thể hợp tác xã

3. Nội dung cần có trong biên bản họp xét nâng lương thường xuyên

Một biên bản họp xét nâng lương thường xuyên hoàn chỉnh phải thể hiện đầy đủ thành phần tham dự gồm Chủ tịch Hội đồng (hoặc Thủ trưởng đơn vị), Trưởng bộ phận Tổ chức – Nhân sự, Đại diện Ban Chấp hành Công đoàn và Thư ký cuộc họp.

Biên bản cần trích dẫn cụ thể các căn cứ pháp lý đang áp dụng, bao gồm Luật Cán bộ, công chức 2025, cùng Thông tư 08/2013/TT-BNV và Thông tư 03/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.

Phần nội dung trọng tâm phải ghi nhận chi tiết danh sách từng cá nhân được đưa ra xét duyệt, bao gồm các chỉ số: Chức danh/ngạch/mã số nghề nghiệp, hệ số lương hiện hưởng, thời điểm hưởng bậc lương cũ, kết quả phân loại đánh giá cán bộ trong thời gian giữ bậc và thời điểm đề xuất nâng bậc lương mới.

Cuối cùng, biên bản phải phản ánh trung thực kết quả biểu quyết (số phiếu đồng ý, không đồng ý) đối với từng trường hợp và có đầy đủ chữ ký xác nhận của Chủ tọa cùng Thư ký cuộc họp.

4. Trường hợp nào được tính và không được tính vào thời gian xét nâng bậc lương thường xuyên?

Theo Thông tư 08/2013/TT-BNV (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 03/2021/TT-BNV), thời gian xét nâng bậc lương thường xuyên đối với cán bộ, công chức, viên chức được xác định như sau:

Thời gian được tính để xét nâng bậc lương

Các khoảng thời gian sau được tính vào thời gian xét nâng bậc lương:

• Thời gian làm việc và đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định.
• Thời gian nghỉ thai sản theo chế độ bảo hiểm xã hội.
• Thời gian nghỉ ốm đau, tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp dưới 06 tháng (cộng dồn trong một năm).
• Thời gian bị tạm đình chỉ công tác, tạm giữ hoặc tạm giam nhưng sau đó được kết luận không vi phạm.
• Thời gian được cơ quan cử đi học, bồi dưỡng hoặc đi biệt phái và vẫn hưởng chế độ theo quy định.

Thời gian không được tính để xét nâng bậc lương

Các khoảng thời gian sau không được tính vào thời gian xét nâng bậc lương:

• Nghỉ việc riêng không hưởng lương.
• Nghỉ ốm đau, tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp từ 06 tháng trở lên (cộng dồn trong một năm).
• Thời gian bị tạm đình chỉ công tác, tạm giữ hoặc tạm giam và sau đó bị kết luận có vi phạm.
• Thời gian đi học, làm việc hoặc định cư ở nước ngoài theo hình thức tự túc, không được cơ quan cử đi và không hưởng lương từ ngân sách.
• Thời gian tập sự hoặc thử việc khi mới được tuyển dụng.

Trường hợp bị kéo dài thời gian xét nâng bậc lương

Ngoài các trường hợp không được tính nêu trên, thời gian xét nâng bậc lương còn bị kéo dài nếu cán bộ, công chức, viên chức bị kỷ luật hoặc không hoàn thành nhiệm vụ, cụ thể:

• Kéo dài 12 tháng: Bị kỷ luật cách chức hoặc không hoàn thành nhiệm vụ 02 năm liên tiếp.
• Kéo dài 06 tháng: Bị kỷ luật cảnh cáo, hạ bậc lương hoặc không hoàn thành nhiệm vụ 01 năm.
• Kéo dài 03 tháng: Bị kỷ luật khiển trách.

Việc xác định đúng các khoảng thời gian được tính, không được tính và bị kéo dài sẽ giúp việc xét nâng bậc lương được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

5. Lưu ý khi sử dụng biên bản họp xét nâng lương thường xuyên

Khi lập biên bản, bộ phận nhân sự cần rà soát kỹ thời điểm tính nâng bậc lương của từng cá nhân để tránh sai sót. Đặc biệt lưu ý các trường hợp bị kéo dài thời gian nâng lương do bị xử lý kỷ luật hoặc không hoàn thành nhiệm vụ theo quy định hiện hành.

Biên bản sau khi hoàn thiện phải được lưu trữ cùng hồ sơ nhân sự của đơn vị, đồng thời gửi 1 bản kèm theo Tờ trình lên cơ quan quản lý cấp trên (như Phòng Nội vụ hoặc Sở Nội vụ) để làm căn cứ ban hành Quyết định nâng bậc lương chính thức.

Đơn vị tuyệt đối không tự ý cắt bỏ các trường nội dung bắt buộc hoặc sử dụng biểu mẫu đã cũ. Ngoài ra, nên lập biên bản thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau để lưu trữ ở hồ sơ cán bộ và hồ sơ của Hội đồng lương.

6. Cách hoàn thiện biên bản họp xét nâng lương thường xuyên hiệu quả

Để biên bản họp xét nâng lương đạt chất lượng, người lập cần chủ động thu thập đầy đủ dữ liệu về thâm niên, quyết định nâng lương gần nhất và kết quả đánh giá phân loại cán bộ của các năm liên quan trước khi tổ chức cuộc họp.

Trước buổi họp, bộ phận làm công tác nhân sự lập danh sách trích ngang các nhân sự đến kỳ xét nâng lương, tổng hợp ý kiến từ các phòng ban trực thuộc và chuẩn bị sẵn dự thảo biên bản.

Tại cuộc họp, Thư ký ghi chép đầy đủ các ý kiến thảo luận, các trường hợp được thống nhất nâng lương hoặc các trường hợp bị kéo dài thời gian nâng lương cùng lý do cụ thể. Biên bản phải được đọc lại công khai cho toàn thể Hội đồng nghe, thông qua và tiến hành ký xác nhận ngay trước khi kết thúc cuộc họp để đảm bảo tính khách quan và pháp lý.

Biên bản họp xét nâng lương thường xuyên giúp đơn vị thực hiện đúng quy định và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho cán bộ, công chức, viên chức. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo biểu mẫu hoặc tư vấn chi tiết về các thủ tục hành chính, hãy liên hệ ACC Cần Thơ ngay hôm nay để được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp.