Xuất hóa đơn điều chỉnh đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót trên hóa đơn một cách hợp pháp, đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro không đáng có. Thủ tục này đòi hỏi sự chính xác cao về nội dung, thời hạn và hình thức để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ quy trình sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Cùng ACC Cần Thơ tìm hiểu chi tiết.
1. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh đầy đủ
Trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn gốc và xác định chính xác nội dung sai sót. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phải mọi sai sót đều được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh; một số trường hợp phải lập hóa đơn thay thế hoặc chỉ cần thông báo sai sót.
Bước 1: Xác định loại sai sót cần điều chỉnh
Doanh nghiệp đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, chứng từ và hồ sơ giao dịch để xác định nội dung sai. Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, đơn giá hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
Nếu lựa chọn phương thức điều chỉnh, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định. Hóa đơn cần thể hiện thông tin liên quan đến hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh, sau đó được ký số và phát hành theo đúng quy trình.
Bước 3: Gửi và lưu trữ hóa đơn
Sau khi phát hành, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua theo phương thức áp dụng. Doanh nghiệp lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và chứng từ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, kê khai và kiểm tra khi cần.
2. Các trường hợp phải thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh
Xuất hóa đơn điều chỉnh được áp dụng đối với những trường hợp sai sót thuộc nhóm được phép lựa chọn điều chỉnh theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó có các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, đơn giá hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa.
Đối với trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn mới mà thực hiện thông báo sai sót theo quy định. Ngược lại, nếu hóa đơn được lập sai thời điểm thì phải sử dụng hóa đơn thay thế, không dùng hóa đơn điều chỉnh để sửa ngày.
Do đó, doanh nghiệp cần phân loại đúng sai sót trước khi lập hóa đơn. Việc xác định sai phương thức có thể khiến hồ sơ hóa đơn không phù hợp với quy định.
3. Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định
Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn gốc, xác định nội dung sai và lựa chọn phương thức xử lý phù hợp. Nếu thuộc trường hợp được điều chỉnh, việc lập hóa đơn được thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp theo quy định.
Hóa đơn điều chỉnh phải được lập, ký số và phát hành đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho người mua và lưu trữ đầy đủ dữ liệu, chứng từ liên quan.
Nếu hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số liệu đã kê khai, doanh nghiệp cần kiểm tra và thực hiện khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế 2025. Đồng thời, kế toán cập nhật các khoản doanh thu, chi phí, thuế và công nợ tương ứng.
4. Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế trước khi xử lý sai sót. Không sử dụng hóa đơn điều chỉnh cho trường hợp pháp luật yêu cầu lập hóa đơn thay thế, chẳng hạn sai thời điểm lập hóa đơn.
Nội dung điều chỉnh phải có căn cứ từ giao dịch thực tế và hồ sơ liên quan. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu hóa đơn sau điều chỉnh với sổ kế toán và hồ sơ thuế để tránh phát sinh chênh lệch.
Ngoài ra, không có quy định chung bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh trong vòng 10 ngày hoặc giới hạn số lần điều chỉnh trong một kỳ như nội dung bài viết ban đầu. Doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng trường hợp và trình tự quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
5. Câu hỏi thường gặp
Xuất hóa đơn điều chỉnh có được phép điều chỉnh nhiều lần không?
Có thể lập hóa đơn điều chỉnh cho các sai sót phát sinh theo quy định. Doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung và phương thức xử lý cho từng lần điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh tiếp theo phải tham chiếu phù hợp đến hóa đơn liên quan.
Thời hạn gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua là bao lâu?
Không có quy định chung là 5 ngày làm việc cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp thực hiện việc gửi hóa đơn và thông báo sai sót theo trình tự, thời hạn tương ứng tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh có cần báo cáo riêng với cơ quan thuế không?
Không phải mọi hóa đơn điều chỉnh đều phải lập một báo cáo riêng. Trường hợp thuộc diện phải thông báo sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo quy định; đồng thời kê khai các thay đổi về thuế theo Luật Quản lý thuế 2025.
Xuất hóa đơn điều chỉnh cần được thực hiện đúng trường hợp, đúng phương thức và đầy đủ hồ sơ liên quan. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung sai sót trước khi lựa chọn điều chỉnh hay thay thế để bảo đảm hóa đơn, sổ kế toán và kê khai thuế thống nhất. Để được hỗ trợ chuyên nghiệp, liên hệ ACC Cần Thơ.
Để lại một bình luận