Thời hạn báo giảm BHXH trong tháng là một quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý. Việc thực hiện đúng thủ tục này giúp cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) cập nhật dữ liệu chính xác, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả. Cùng ACC Cần Thơ khám phá để thực hiện thủ tục này một cách chính xác và chuyên nghiệp.
1. Báo giảm BHXH là gì và tại sao quan trọng?
Báo giảm BHXH là việc người sử dụng lao động thực hiện thủ tục với cơ quan bảo hiểm xã hội khi người lao động không còn thuộc diện đóng BHXH tại đơn vị hoặc phát sinh trường hợp làm thay đổi việc tham gia BHXH. Việc báo giảm giúp cơ quan BHXH cập nhật chính xác quá trình tham gia, đồng thời hạn chế tình trạng đơn vị tiếp tục phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm không đúng với thực tế.
Theo khoản 5 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH trong trường hợp này, với căn cứ đóng được xác định theo quy định của Luật.
Đối với người lao động nghỉ hưởng chế độ ốm đau hoặc thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, việc đóng BHXH và quyền lợi BHYT được thực hiện theo quy định tương ứng, không nên mặc nhiên xem tất cả trường hợp nghỉ từ 14 ngày đều là nghỉ không tham gia bảo hiểm. BHXH Việt Nam cũng lưu ý các trường hợp này có quy định riêng về quyền lợi BHYT.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng lý do giảm, thời điểm phát sinh và tình trạng tham gia của người lao động trước khi thực hiện báo giảm. Thực hiện đúng giúp dữ liệu bảo hiểm được cập nhật phù hợp với tình hình lao động thực tế, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người lao động khi giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
2. Quy định về thời hạn báo giảm BHXH trong tháng?
Pháp luật hiện hành không quy định một mốc ngày cụ thể trong tháng mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo giảm BHXH đối với người lao động nghỉ việc. Khi phát sinh thay đổi về đối tượng tham gia, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm với cơ quan BHXH để cập nhật chính xác quá trình tham gia của người lao động. BHXH Việt Nam cũng từng hướng dẫn trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng thì đơn vị sử dụng lao động thực hiện báo giảm để cơ quan BHXH xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN.
Căn cứ khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Tuy nhiên, quy định này là thời hạn đăng ký tham gia BHXH, không phải quy định về thời hạn báo giảm khi người lao động nghỉ việc. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Đối với trường hợp người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp nên thực hiện báo giảm kịp thời theo thời điểm chấm dứt quan hệ lao động và tình trạng tham gia thực tế, tránh để hồ sơ báo giảm chậm dẫn đến việc cơ quan BHXH tiếp tục ghi nhận thời gian tham gia hoặc phát sinh nghĩa vụ đóng BHYT cho thời gian báo giảm chậm. BHXH Việt Nam đã hướng dẫn rằng khi đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
>>>> Xem thêm tại đây: Báo tăng BHXH cho người nước ngoài như thế nào?
3. Quy trình báo giảm BHXH cho người lao động
Khi người lao động nghỉ việc hoặc thuộc trường hợp phải giảm tham gia BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm với cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo giảm
Doanh nghiệp xác định lý do, thời điểm giảm và kê khai hồ sơ chính xác. Hồ sơ của đơn vị gồm Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS) và Báo cáo tình hình sử dụng lao động, danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-LT). Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp bổ sung hồ sơ của người lao động hoặc giấy tờ liên quan theo yêu cầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH có thẩm quyền theo phương thức được áp dụng, trong đó có thể thực hiện giao dịch điện tử hoặc trực tiếp. Thông tin về người lao động, thời điểm giảm và lý do giảm cần được kê khai đúng để cơ quan BHXH cập nhật quá trình tham gia.
Bước 3: Cơ quan BHXH xử lý hồ sơ
Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ. Thời hạn giải quyết phụ thuộc nội dung thủ tục; đối với xác nhận sổ BHXH, thời hạn được công bố là không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp thực hiện bổ sung hoặc điều chỉnh theo yêu cầu.
Bước 4: Hoàn tất nghĩa vụ với người lao động
Khi người lao động chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong đó có thanh toán các khoản liên quan và hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp để trả cho người lao động theo quy định. Thời hạn thanh toán thông thường là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
>>> Xem thêm tại đây Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội hiệu quả tại Cần Thơ
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện báo giảm BHXH
Khi thực hiện báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần căn cứ đúng tình trạng làm việc, thời điểm giảm và thông tin tham gia của người lao động để kê khai chính xác. Hồ sơ báo giảm cần bảo đảm các thông tin như họ tên, mã số BHXH, thời điểm giảm, lý do giảm và các nội dung liên quan thống nhất với hồ sơ quản lý lao động. Việc kê khai sai hoặc thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh, bổ sung.
Đối với người lao động nghỉ việc không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024 quy định người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH của tháng đó; người sử dụng lao động cũng không phải đóng BHXH cho người lao động trong thời gian này.
Đối với trường hợp người lao động chấm dứt hoặc tạm dừng quan hệ lao động, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm theo đúng thời điểm phát sinh biến động trên hệ thống BHXH. Không nên tự xác định thời điểm báo giảm chỉ dựa trên ngày nộp hồ sơ nghỉ việc mà cần đối chiếu với quyết định nghỉ việc, hợp đồng lao động và thời gian thực tế người lao động thuộc diện tham gia.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra BHYT đi kèm khi báo giảm. Khi người lao động được báo giảm khỏi đơn vị, giá trị sử dụng thẻ BHYT được điều chỉnh theo thời điểm giảm và số tiền BHYT đã đóng. BHXH Việt Nam cũng lưu ý trường hợp đơn vị báo giảm chậm có thể phải đóng tiền BHYT đối với những tháng báo giảm chậm theo quy định quản lý thu.
Sau khi người lao động quay trở lại làm việc và tiếp tục thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng để cập nhật lại quá trình tham gia. Việc báo tăng, báo giảm cần được thực hiện thống nhất với tình trạng lao động thực tế nhằm hạn chế sai lệch dữ liệu và ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH, BHYT của người lao động.
5. Câu hỏi thường gặp
Báo giảm BHXH có bắt buộc phải thực hiện trong tháng xảy ra biến động không?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm khi người lao động không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Việc báo giảm được thực hiện theo quy trình thu, quản lý người tham gia của cơ quan BHXH; doanh nghiệp nên thực hiện kịp thời để tránh phát sinh số tiền phải đóng không đúng thời gian thực tế tham gia. Quy trình này hiện vẫn được thực hiện theo các văn bản nghiệp vụ của BHXH Việt Nam, trong đó có Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Nếu chậm báo giảm BHXH, doanh nghiệp có bị phạt không?
Chậm báo giảm có thể làm phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho thời gian người lao động vẫn được ghi nhận tham gia trên hệ thống. Trường hợp có hành vi vi phạm quy định về đóng BHXH, BHYT, BHTN thì doanh nghiệp còn có thể bị xử lý theo quy định pháp luật tương ứng. Vì vậy, doanh nghiệp nên báo giảm ngay khi phát sinh căn cứ giảm để hạn chế phát sinh nghĩa vụ không cần thiết.
Người lao động nghỉ việc giữa tháng có cần báo giảm ngay không?
Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động và không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp thực hiện báo giảm theo thời điểm giảm đóng được cơ quan BHXH tiếp nhận và ghi nhận. Trường hợp nghỉ việc giữa tháng cần xác định chính xác thời điểm chấm dứt hợp đồng, thời gian đóng BHXH, BHYT thực tế để thực hiện báo giảm đúng quy định, không nên mặc định mọi trường hợp đều báo giảm từ ngày đầu tháng kế tiếp.
Hồ sơ báo giảm BHXH cần những giấy tờ gì?
Hồ sơ, biểu mẫu báo giảm được thực hiện theo quy định và quy trình nghiệp vụ của cơ quan BHXH tại thời điểm thực hiện. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin của đơn vị, người lao động và căn cứ làm giảm đóng; tùy trường hợp, cơ quan BHXH có thể yêu cầu giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hoặc thay đổi quan hệ lao động. Do đó, không nên cố định hồ sơ báo giảm chỉ gồm mẫu D02-TS, D01-TS như quy định cũ.
Việc tuân thủ thời hạn báo giảm BHXH trong tháng là trách nhiệm pháp lý quan trọng của doanh nghiệp, giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro tài chính. Bằng cách nắm rõ quy định, thực hiện đúng quy trình và chú ý các lưu ý pháp lý, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các thủ tục BHXH. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về thủ tục này hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ ACC Cần Thơ để được tư vấn chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Để lại một bình luận